Modernste BI- und Analyse-Tools helfen uns und unseren Kunden dabei schon vorhandene Reportings zu optimieren und zu erweitern. Hier in diesem Beispiel eines unserer Kundenprojekte zeigen wir wie Daten mit einem von uns standardisierten BI- und Analyse-Tool ausgewertet und den Nutzern in verschiedenen Ansichten zur Verfügung gestellt wurden.
AUSGANGSSITUATION
Folgende Situation haben wir bei unserem Kunden vorgefunden. Durch verschiedene Datenquellen und große Datenmengen war ein Reporting nur mit sehr großem Aufwand möglich. Die Daten mussten mit manuellen Abfragen aus den einzelnen Datenquellen bezogen und in Excel bearbeitet werden. Jeder Mitarbeiter unseres Kunden erstellte seine eigenen Reports. Es gab keinen einheitlichen Prozess für die Reporterstellung, was auch zu einer hohen Fehleranfälligkeit führte. Die Verteilung erfolgte aufwändig per E-Mail. Also höchste Zeit für eine Veränderung.
UMSETZUNG
Über eine Auswertung der Daten über Power BI können die Umsätze über die Rückmeldungen der Mitarbeiter ausgewertet werden. Weiter können Budgets der einzelnen Aufträge überwacht und Umsatzprognosen (Soll-Ist) dargestellt werden.
Die Datenquellen wurden an Power BI angebunden und transformiert, danach eine automatische Aktualisierung eingerichtet. Die angewendeten Schritte werden von Power BI gespeichert und bei jeder Datenaktualisierung automatisch angewendet (kein manueller Eingriff nötig). Dadurch wurde auch die Kennzahlberechnung vereinheitlicht. Die Verteilung erfolgt über den Power BI Service, dadurch sind die Berichte jederzeit auf Desktop, Tablet oder Smartphone verfügbar.
UMSATZBERICHT
Diese Seite bietet, eine Übersicht der Umsätze auf Team- und Mitarbeiterebene. Die von den Mitarbeitern erfassten Leistungsnachweise (in Stunden) werden durch die Tabellen Kalkulations-Funktion im Power BI in Tage umgerechnet und angezeigt. Dem Mitarbeiter wird pro Auftrag ein Tagessatz hinterlegt, mit dem sich der Umsatz pro Mitarbeiter errechnen lässt. Durch die Zuordnung der Mitarbeiter einer Abteilung kann auch der Umsatz diesen zugewiesen werden. Mit der „Drill-Down“-Funktion können die Umsätze der einzelnen Mitarbeiter bis auf Kunden- und Auftragsebene analysiert werden.
PROJEKTBERICHT
Verknüpft mit einer Auftragsstamm Tabelle werden erfasste Leistungsnachwese den Auftragsvolumen gegenübergestellt und die Budgetauslastung errechnet. Der Bericht bietet eine Übersicht der Umsätze nach Kunde und Projekt. Eine Benachrichtigung auf dem Smartphone ist ebenfalls aktiviert, sollte ein Budget überschritten werden. Den beiden Ringdiagrammen kann man folgendes entnehmen:
- Berechenbare Tage nach Kunde/Auftragsgruppe
- Berechenbare Tage nach Team
SALESBERICHT
Im Salesbericht wird das Auftragsvolumen vorhandener Aufträge zusammen mit den Verkaufschancen aus dem CRM (Microsoft Dynamics) dem aktuellen Umsatz und dem Planumsatz gegenübergestellt.
Die Werte werden kumulativ nach Monat dargestellt, um somit den Planumsatz bis Jahresende zu errechnen. Dies bildet eine wichtige Entscheidungsbasis für Maßnahmen zur Erreichung der Umsatzziele.
FILTERLEISTE
Power BI bietet eine zu-/aufklappbare Filterleiste, in dem verschiedene Filtermöglichkeiten festgelegt werden können. Diese Leiste bietet den Vorteil, dass Filter nicht mehr in die Berichte mit eingebaut werden müssen und somit mehr Platz für wichtige Visualisierungen bleibt.
Die Werte werden kumulativ nach Monat dargestellt, um somit den Planumsatz bis Jahresende zu errechnen. Dies bildet eine wichtige Entscheidungsbasis für Maßnahmen zur Erreichung der Umsatzziele.
CONNECTOREN & DATENQUELLEN
Der Bericht basiert auf verschiedene Datenquellen. Die Rechnungen und der Kundenstamm werden aus dem SharePoint angebunden. Leistungsnachweise hingegen werden aus einer Azure SQL-Datenbank abgefragt und Daten aus dem CRM System (Microsoft Dynamics) kommen aus einer O-Data Verbindung.
Die Werte werden kumulativ nach Monat dargestellt, um somit den Planumsatz bis Jahresende zu errechnen. Dies bildet eine wichtige Entscheidungsbasis für Maßnahmen zur Erreichung der Umsatzziele.
FAZIT
Durch den Einsatz der BI Tools konnten wir unserem Kunden einen neuen Reporting Standard bereitstellen. Zahlreiche Prozesse wurden optimiert und dadurch neue Erkenntnisse vom Kunden aus seinen Kennzahlen gewonnen werden. Zusätzlich konnten folgende Vorteile erzielt werden:
Zeitersparnis: Durch eine automatische Aktualisierung der Reports sind aufwändige manuelle Eingriffe wie in der Vergangenheit überflüssig.
Kostenersparnis: Da ein einheitliches Reporting System geschaffen wurde, entfallen die Kosten für nicht mehr benötigte Programme.
Vereinheitlichung des Reportings: Sowohl inhaltlich, wie auch designtechnisch wurde ein einheitlicher Reporting Standard geschaffen.
Verfügbarkeit: Berichte sind nun jederzeit auf allen Devices für alle Mitarbeiter verfügbar.
