Privat im 21. Jahrhundert | Geschäftlich noch im 20. Jahrhundert


Digitalisierung ist längst kein abstrakter Begriff mehr, der etwas in einer fernen Zukunft beschreibt. Sie hat längst begonnen und hat alles und jeden in irgendeiner Form bereits erreicht. Doch wie sieht es in deutschen Unternehmen aus? Und was ist ein Modern Workplace?

Seit dem Anbeginn der Industrialisierung ist die Wirtschaft immer neuen Veränderungen ausgesetzt. Unternehmen müssen auf diese Veränderungen rechtzeitig reagieren, sonst werden sie von der Konkurrenz geschluckt oder verschwinden einfach. Die Abstände in welche Veränderungen auf Unternehmen Einfluss nehmen, haben sich seit dem Zeitalter der Computertechnologie rasant beschleunigt. War man zur Jahrtausendwende, mit einer fünf Jahres Strategie, noch gut aufgestellt und musste diese nur selten etwas anpassen, fällt es heutzutage Entscheidern schon schwer nur ein Geschäftsjahr zu überblicken. Dies ist der dynamischen Technikrevolution geschuldet. Durch die Globalisierung sind Produkte und Dienstleistungen sehr dicht beieinander verfügbar. Zusätzlich ist die Präferenz einer Marke oder einem Unternehmen treu zu bleiben bei Kunden in den Hintergrund gerückt. Anstelle dessen suchen diese nach preiswerter, besser, neuer oder nach einem Produkt das einfach „anders“ ist.

Digitalisierung als Megatrend


So verhält es sich auch mit der Digitalisierung. Diese stellt nicht eine vorübergehende Modeerscheinung dar, sie ist vielmehr ein unumgänglicher Megatrend. Im privaten Umfeld ist dies schon längst Realität. Hier wird Facebook, Instagram, WhatsApp und Co Generationen übergreifend ganz selbstverständlich auf Tablets, PCs und Smartphones genutzt. Aber warum werden diese Plattformen so gerne genutzt? Sie ermöglichen den Anwendern schnell und unkompliziert zu kommunizieren, Ideen auszutauschen und Entscheidungen schnell gemeinsam zu treffen. Man denke hier zum Beispiel einfach an die verschiedenen WhatsApp Gruppen in denen man selbst ist.

Im privaten Umfeld auf der Überholspur


Aber auf vergleichbare Tools und Werkzeuge muss man im Arbeitsumfeld unnötigerweise verzichten, obwohl Unternehmen eine Vielzahl dieser Tools schon längst zur Verfügung stehen würden. Stattdessen müssen Mitarbeiter in Unternehmen leider auf Kommunikationskanäle zurückgreifen, die schlicht und ergreifend aus dem letzten Jahrtausend stammen. Die Rede ist hier von der guten alten E-Mail. Dies macht eine Kommunikation innerhalb von Organisationen unübersichtlich, schwer und kompliziert. Teilweise überfordert es auch gerne mal Mitarbeiter. Man denke nur an die Emailflut, wenn man nur ein paar Tage nicht im Büro gewesen ist. Mit dem Zugriff auf Emails vom Smartphone aus hat man zwar versucht etwas zu unternehmen, hat jedoch nur an den Symptomen geschraubt und ist noch nicht die wahre Ursache angegangen.

Office 365 als ultimative Lösung für einen Modern Workplace


Als Ideenanregung zur Lösung dieser Probleme sind hier ein paar der vielen Möglichkeiten genannt die Office 365 mit sich bringt und einen Arbeitsplatz in einen Modern Workplace transformiert.

Mit Yammer hat man eine Plattform mit der zum Beispiel relevante Informationen zum Gesamtunternehmen, Projekten oder Kunden, wahlweise an alle Mitarbeiter oder einem ausgesuchten Kreis zur Verfügung gestellt werden kann. Das Arbeiten mit diesem Tool erinnert ein bisschen an ein soziales Netzwerk, nur eben für das Unternehmen. Man kann sich an alle mitteilen und vermeidet das übliche „ich weiß alles“ und verwandelt es zu einem „alle wissen Bescheid und sind auf ein und demselben Wissensstand“.

Mit dem Tool Teams können Abteilungen standortübergreifend an einem Projekt arbeiten, es werden direkt Aufgaben verteilt, Fortschrittsberichte eingesehen und alle relevanten Daten abgelegt. Es ist sogar möglich firmenexterne Partner für die Zusammenarbeit an einem Projekt einzuladen und gemeinsam daran über Teams zu arbeiten.

Über Delve bietet Microsoft einen persönlichen Wissens-Assistenten. Dieser stellt Informationen zum Entdecken innerhalb der Office 365 Umgebung zur Verfügung, die für den Mitarbeiter wahrscheinlich gerade am interessantesten sind z.B. Dokumente die man oft benutzt.

Mit Hilfe von Office Graph, werden dem Mitarbeiter Informationen gezeigt, die für diesen relevant sein könnten, noch bevor dieser überhaupt danach sucht. Er ist einem intelligenter selbstlernender Algorithmus der im Hintergrund von Office 365 agiert.

Wie sich hier schon nach vier Applikationsbeispielen erahnen lässt, kann ein Unternehmen seinen Mitarbeitern eine nachhaltige Infrastruktur zum Arbeiten zur Verfügungen stellen. In dieser können Ideen kreiert, gesammelt und umgesetzt werden. Zahlreiche Studien weißen auch darauf hin, dass diese Veränderungen zu einer Steigerung der Produktivität und Motivation des Mitarbeiters führt.

Der Mensch bleibt


Der zentrale Faktor ist aber nach wie vor der Mensch, der die Leistung erbringt, als auch für den die Leistung erbracht wir. Der Mitarbeiter muss die Möglichkeiten, die ein modernen digitaler Arbeitsplatz bietet, auch nutzen. Die Akzeptanz der Belegschaft kann nur durch ein maßgeschneidertes Rolloutkonzept erzielt werden. Eine Sicherstellung dafür, dass alle Teile einer Organisation mit den neuen Applikationen umgehen können. Hier ist ein Partner wichtig, der bei der Implementierung der neuen Technologie nicht nur über ein technisches Know-how verfügt, sondern in der Lage ist die Gesamtheit eines Unternehmens zu überblicken. Des Weiteren ist ein intelligentes und individuelles Schulungskonzept wichtig, welches die Leistungserbringer befähigt die Tools einzusetzen um die erforderliche Schnelligkeit zu erreichen. Damit ein Übergang vom alten System ins Neue reibungslos klappt.

Survival ot the Fittest


Schon Charles Darwin wusste im neunzehnten Jahrhundert, nicht die stärkste oder intelligenteste Spezies überlebt, sondern diejenige, die sich am schnellsten verändern und anpassen kann. Für ein Unternehmen braucht es dafür die richtigen Werkzeuge und das richtige Konzept für die Einführung. Die Digitalisierung als Werkzeug um wettbewerbsfähig zu bleiben. Damals wie heute gilt immer noch, wer sich nicht anpasst, der überlebt nicht lange.

Let´s start a movement #digitalfueralle #deutschland