BIZAPPS Hackathon 2020
Unsere all-over Microsoft 365 Projekt Management Lösung
Der BizApps Hackathon ruft dazu auf, sich mit Themen und Problemstellungen zu beschäftigen und sich an den Werkzeugen der Microsoft Power Platform zu bedienen, um innovative Lösungsansätze zu erschaffen.
Short Version des Projekts
Kurzgefasst haben wir einzelne Komponenten der Power Platform genutzt, um alle Steps und Prozesse, die innerhalb eines Projektes anfallen aus einem System, nämlich Microsoft 365 zu integrieren und in Teams abzubilden. Project for the Web ist die Basis der Projektorganisation, um z.B. Aufgabenpakete anzulegen. In unsere Canvas-Apps werden Daten zum erbrachten Leistungsnachweis und den Reisekosten angegeben, deren Daten zur Abrechnung der Projektkosten wiederum ausgelesen werden. Sogenannte Chatbots sorgen außerdem im Hintergrund für einen ständigen Informationsfluss. Projektmitglieder werden so beispielsweise an ihre noch zu erledigenden Aufgaben erinnert.
Das Feedback der Microsoft Jury kann sich sehen lassen.
Ab Minute 3:11 beginnt die Projektvorstellung.
Extended Version des Projekts
Meist müssen unterschiedliche Tools und Datenquellen kombiniert werden, um die Prozesse, Planung und Datenverwaltung im Projektmanagement zu handhaben, was sehr zeitintensiv und intransparent ist. Projektorganisationen und deren Abteilungen stehen damit vor der großen Herausforderung, sich mit verschiedenen Tools auseinandersetzen, was wiederum Geld und Zeit kostet. Daten müssen zwischen den verschiedenen Systemen aufwändig synchronisiert werden, was zur Intransparenz und unterschiedlichen Vorgehensweisen innerhalb der Projekte führt.
Mit der Power Platform ist das Ziel die Problematik der Datenintegration und komplexen Datenverwaltung zu beheben. Hierbei setzen wir auf eine Kombination aus Project for the Web mit unseren Canvas-Apps zur Buchung von Leistungsnachweisen und Reisekosten.
In Project for the Web haben wir eine Basis für das Programm-, Portfolio und Projektmanagement geschaffen, indem wir die Standard Microsoft Solution um weitere Entitäten und Felder ergänzt haben. Dies ermöglicht es den Projektorganisationen die Planung, Verwaltung und Abrechnung innerhalb der PowerPlatform weiter voranzutreiben. Mittels Power BI haben Projektleiter, PMOs und Vorgesetzte alle Projekte immer ganz transparent im Blick. Die Kombination der einzelnen PowerPlatform Tools verringert außerdem die Faktoren Zeit, Kosten und den Aufwand zur Datenintegration.
Zur Optimierung der Prozesse setzen wir auf smarte Lösungen der Power Platform. Mittels Chatbot werden Nutzer an neue oder laufende Aufgaben erinnert. Der AI-Builder hilft den Mitarbeitern schneller Rechnungen zu erfassen und Genehmigungsverfahren werden mittels Adobe Sign und PowerAutomate rechtssicher abgebildet.
Der Zentrale Hub der Zusammenarbeit für das Projektteam ist Microsoft Teams. Hier werden alle Lösungen eingebunden und den Teammitgliedern der Zugriff zentral zu Verfügung gestellt. Direkt innerhalb des Projektteams wird das Projekt geplant, Reisekosten und Zeiten erfasst und Prozesse angestoßen. Der eingebundene Power BI Bericht ist das i-Tüpfelchen und gibt eine Gesamtübersicht der Projekte.
