Der digitale Urlaubsantrag

Mit Mircosoft Power Apps schneller ans (Urlaub-)Ziel. Die in Deutschland mindestens 20 Tage Auszeit bei einer Vollzeitstelle pro Arbeitnehmer:in pro Jahr setzen eine gute Planung voraus – nicht nur vom Arbeitnehmer selbst. Auch das Unternehmen muss den Überblick darüber behalten, wer wann wie lange Urlaub nimmt, um den reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Sag goodbye zur Zettelwirtschaft!

Obwohl wir uns im digitalen Zeitalter befinden, wird längst nicht alles so einfach gehandhabt, wie es möglich wäre. Wer kennt ihn nicht, den guten alten Urlaubsantrag, der handschriftlich ausgefüllt oder zumindest von den Vorgesetzten unterschrieben werden muss. Manuell werden die Urlaubstage anschließend in den digitalen Kalender übertragen.

Was ist einem sehr kleinen Betrieb leicht zu handeln sein mag, wird mit einer zunehmenden Betriebsgröße immer mehr zu Herausforderung. Und das nicht nur aufgrund von mehr Zeit im Homeoffice und damit weniger persönlichem Kontakt, um beispielweise Unterschriften einzufordern.

Manuelles Eingreifen birgt gleichzeitig immer auch Fehlerquellen und kann Prozesse schlichtweg ineffizient machen. Natürlich ist dieser Use Case sehr oldschool und wird mittlerweile zumindest teilweise durch digitale Vorgehensweisen, wie der Kommunikation via E-Mail abgelöst. Der Punkt ist aber, dass noch viel mehr Potential ausgeschöpft werden kann, um Anträge für alle Beteiligten einfacher und überschaubarer zu gestalten. Der digitale Antragsprozess steht dem Antrag mit Zettel und Stift rechtlich gesehen in Nichts nach.

Besser als das Blatt Papier: Die Urlaubsantrags-App in Microsoft Teams

Auch die Urlaubsantrags-App kann ganz einfach in Microsoft Teams, dem zentralen Kollaborations-Tool integriert werden, als Registerkarte innerhalb eines Kanals.

Die Oberfläche der App in Teams ist identisch zur Web- und Mobile App.

Anträge können hier direkt gestellt werden. Ein Genehmigungsworkflow wird mit Power Automate ausgelöst und der Vorgesetzte erhält daraufhin eine Nachricht in Teams in Form einer Adaptive Card.

Diese wird dem Vorgesetzten von einem Power Automate Bot als Chat-Format zur Verfügung gestellt. Mit einem Klick kann der Antrag genehmigt oder abgelehnt werden – und ersetzt damit die Unterschrift auf dem Blatt Papier.

Hat der Vorgesetzte entsprechend reagiert, wird der Antragssteller mittels Workflow darüber via Teams-Nachricht oder E-Mail informiert. Er erhält zugleich einen Outlook-Termin, entsprechend der eingereichten Urlaubsdaten, der mit der Zusage im Kalender eingetragen und als gebucht angezeigt wird. Doch nicht nur das. Der genehmigte Urlaub kann, wenn gewünscht, auch als Beitrag in einer Yammer-Gruppe gepostet werden, um jeden darüber zu informieren.

Auch die Person die als Vertretung angegeben ist, wird über den genehmigten Urlaub informiert.

Möglich ist es außerdem ein Limit dafür festzulegen, wie viele Teammitglieder zur selben Zeit Urlaub nehmen dürfen.

Die Power App im Detail

Grundlage des durchweg digitalen Urlaubsantrags ist die passende und individuell konfigurierbare Power App. Hier ein Überblick, wie die App in der Praxis ausgebaut sein kann.
Der Einstieg ist clean und übersichtlich. Auf einen Blick sehe ich wie viele Tage bereits genehmigt oder beantragt wurden und wie viele noch zur Verfügung stehen.
Wird ein neuer Urlaubsantrag genehmigt, wird die Anzahl der Tage automatisch neu berechnet uns passt sich an. Auch die Anzahl der Urlaubstag kann für alle Mitarbeiter:innen ganz einfach angepasst werden. Gibt es einen zusätzlichen Tag, wie der Ruhetag um Ostern 2021, den die KOM4TEC Krew on top bekommen hat, kann dieser tenantweit eingespielt werden.

Die drei Buttons im Überblick:

new. Neuer Urlaubsantrag

  • Mit der Eingabe eines Zeitraums wird die Anzahl der Tage automatisch berechnet, inkl. des Abzugs von hinterlegten Feiertagen.
  • Ist nur ein Tag ausgewählt, kann daraus auch ein halber gemacht werden.
  • Ist der Haken bei „Sonderurlaub“ gesetzt, muss der Grund angegeben werden oder kann über ein definiertes Dropdown Menü ausgewählt werden, je nachdem welche Sonderurlaubstage intern gewährt werden.
  • Der Urlaub kann zudem als lediglich „geplant“ angegeben werden, woraus später eine Genehmigung initiiert werden kann
  • Der Name des Vorgesetzten ist automatisch hinterlegt

days. Mein Urlaubsanspruch
Hier wird der Urlaubsanspruch pro Jahr aufgezeigt. Sind Unstimmigkeiten vorhanden, kann über einen integrierten Button eine Korrektur gemeldet werden.

my. Meine Urlaube
Zeigt die Urlaubstage inkl. Kommentar und Status an.
Bereits genehmigte Urlaube, die in der Zukunft liegen, können ganz einfach über das x daneben storniert werden.

Mit Power BI Urlaubsanträge verwalten und den Überblick behalten

Neben der Übersicht in der Power App, gibt die Anbindung an Power BI noch einen besseren, visuellen Überblick. Innerhalb des Tenants ist ein entsprechender Report definiert, auf den alle Mitarbeiter:innen Zugriff haben.

Eine, in unserem Fall 3-stufige Berechtigungsstruktur, verschafft dem ein oder andren einen detaillierteren Einblick. Der Mitarbeiter selbst sieht nur die Daten zu seinem Urlaub. Teamleiter sehen alles rund um ihr Team und die Geschäftsleitung hat den vollen Durchblick.
Außerdem gibt es differenzierte Ansichtsoptionen, die vor allem einen großen Mehrwert bei der Projektplanung in größeren Teams darstellen. Der Teamleiter sieht wer zur gleichen Zeit im Urlaub ist und kann den Projektrahmen anhand dessen festlegen.

Microsoft Power Apps ist das Werkzeug, nicht nur um Prozess zu digitalisieren, sondern gleichzeitig auch zu verschlanken und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wer sich bereits in der M365 Welt bewegt, profitiert von der problemlosen Integration in Microsoft Teams. Die App als Registerkarte hinzufügen und los geht’s. Eine Lösung aus Dritter Hand und damit zusätzlichen Lizenzkosten ist damit überflüssig.
Die Vorteile des digitalen Urlaubsantrags auf einen Blick:

  • Digitales und automatisiertes Genehmigungsverfahren
  • Der Status kann jederzeit eingesehen werden
  • Kürzere Bearbeitungszeiten und geringere Kosten
  • Integriert in Microsoft Teams
  • Automatische (Neu)Berechnung der Urlaustage
  • Auswertung mit Power BI möglich
  • Unterscheidung in geplanten und genehmigten Urlaub
  • Fehleranfälligkeit wird erheblich reduziert, da viele Abfragen im Hintergrund durchgeführt werden