Manager Konferenz als Teams Live Event

Der digitale Fortschritt schafft neuen Handlungsspielraum

Je größer das Unternehmen, desto mehr Personen müssen über unterschiedlichste Ebenen und Kanäle auf dem Laufenden gehalten werden. Um Themen zu klären, MitarbeiterInnen zu beruhigen, selbstverständlich auch zu motivieren und in turbulenten Zeiten gemeinsam nach vorne zu schauen.
Unser Kunde aus der Finanzbranche mit über 45.000 MitarbeiterInnen hat alles richtig gemacht und sofort gehandelt. Es musste eine schnell umsetzbare Lösung her, um alle gleichermaßen über die weitere Vorgehensweise in dieser besonderen Situation zu informieren und die Messages des Unternehmens-Vorstandes damit klar zu positionieren.

Ideales Format ist eine Konferenz, am besten live.

Genau das haben wir gemacht. Die Anforderungen beachtet und auf die Herausforderungen reagiert.

So viel vorab – der Aufwand hat sich gelohnt. Die Übertragung an mehr als 2000 ausgewählte Führungskräfte wurde gewährleistet, die Speaker an unterschiedlichen Standorten integriert – plus professionelles Kamerateam versteht sich.
Und das innerhalb von nur 5 Tagen – inkl. Wochenende. Es gilt Stärken zu bündeln, kreativ und flexibel zu sein und den digitalen Fortschritt zu nutzen.

„Die größte Gefahr in turbulenten Zeiten sind nicht die Turbulenzen, sondern das Handeln mit der Logik von gestern.“

Peter Drucker

Challenge Accepted

Das Wochenende steht ganz im Zeichen der Vorbereitungen. Stichwort Technologie, Technik und Teamwork.

Anforderungen werden zu Herausforderungen

Auch hinter den Kulissen einer digitalen Veranstaltung versteckt sich technischer Background und damit einiges zu tun. Mit großen Aufgaben wachsen die Anforderungen. Ein zweiter Standort der Live-Übertragung kommt hinzu. Bedeutet:

Die Verkabelung für Audio und Video an beiden Übertragungsstandorten, im Norden und Mitte Deutschlands. In diesem Zuge die Einrichtung eines Microsoft 365-Account in Hamburg, um die Live-Schaltung mit Bild und Ton möglich zu machen.
Zur benötigten Hardware gehören 3 Video-Mischpulte, 2 Ton-Mischpulte, 5 Notebooks und selbstverständlich professionelle Beleuchtung und Tontechnik.
Die Signal- und Tonproblemen wurde nebenbei auch behoben. Volles Programm eben.

Montag

/ zwei Profi Kamerateams samt Ton und Licht-Equipment an beiden Standorten.
/ Diverse Teams-Besprechungen zum Abgleich mit Filmteam über die Verbindungsmöglichkeit aus der Kamera-Regie möglich ist.

Technologie (HDMI2USB Grabber) für die Einspeisung von Audio / Video an Notebook identifiziert, jedoch nirgendwo verfügbar.

22 Uhr – spontan Black Magic ATEM Mini und zusätzlich ein zweites Gerät (HDMI2USB Grabber) als Backup aus der Datavision Niederlassung Neu-Isenburg organisiert.

Für Standort Hamburg ebenfalls einen HDMI2USB Grabber organisiert und ab Abruf verfügbar.

Dienstag

Koordination und Abgleich der Anforderung mit allen Dienstleistern
/ Datavision
/ KOM4TEC
/ Film-Team: Regisseur, 3 Kameramänner, 1 Ton-Techniker + Fotograf und Licht
/ Medientechnik 

Next Level des Livevideostreamings  – Teams Live Event

Die Lösung, besser gesagt das ideale Werkzeug für die geplante Live-Konferenz liegt auf der Hand und ist auch nicht unbekannt. Microsoft Teams – im Innendienst des Kunden bereits ausgerollt, ist hier in Zeiten von Homeoffice kaum mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken.
Integriert in dieses Kollaborations-Tool ist das Format Live Event und damit auch Bestandteil der Microsoft 365-Suite. Easy.

Vorteile von MS Teams Live Events

/ Zentrale Steuerung und Moderation
/ Video on demand – automatische Aufzeichnung der Präsentation
/ Captions – Einblendung des Untertitels möglich
/ Q&A-Bereich – erlaubt moderierte Fragestellungen

Let the Show begin

10 Uhr
Ankunft – Das Team ist bereit und wir sind ready to go.

Die Technik steht.

Die Live Schaltung nach Hamburg wird simuliert, inklusive Qualitätstest.

11:30 Uhr
Mehrere Testläufe werden durchgeführt.
Die Signalwege werden definiert.
Testlauf der Kontrollmonitore und der Technik.
Mikrofon und Soundcheck.

13:30 Uhr
Kurz vor der Generalprobe.
Die Q&A-Sektion wird getestet.
Test Video und Ton + Zuschaltung aus Hamburg
Erweiterung des Teilnehmerkreises auf > 2000
Link zu Konferenz wird per Mail verschickt.

Erfolg hat man gemeinsam, oder gar nicht.

Die Message des Vorstands in dieser besonderen Situation in der wir uns alle aktuell befinden ist klar:

Microsoft Teams bildet die Grundlage des fortlaufenden Workflows für das Unternehmen und garantiert mittels ortsunabhängiger Kommunikation die fortlaufende Zusammenarbeit.
Das vorbildliche Krisenmanagement wird unter anderem durch eine SharePoint Online Site in Verbindung mit Microsoft Forms unterstützt und gewährleistet so den Informationsfluss über alle Abteilungen hinweg.

Insbesondere das Projektmanagement-Team des Kunden hat in Kooperation mit der internen IT-Abteilung beste Vorarbeit geleistet, um diese Live-Konferenz so ausführen zu können. Der Umgang und Einsatz der digitalen Technologien in den letzten Wochen und Monaten ist vorbildlich und unser Kunde aus der Finanzbranche kann sich in Zeiten von COVID-19 als echter Vorreiter sehen in Sachen New Work. Mit dieser Einstellung kann präventiv gehandelt, die Gesundheit im Fokus behalten und zugleich die Zusammenarbeit gestärkt werden.

Am Ende sind sich alle einig:

In kürzester Zeit wurde durch die Zusammenarbeit Großartiges geleistet und die gemeinsam aus dem Boden gestampfte Umsetzung dieser Konferenz als Teams Live Event hat die vielfältigen Möglichkeiten der digitalen Arbeitswelt aufgezeigt.

Und das Feierabendbier war mehr als verdient.