Für die Erfassung von Leistungsnachweisen haben wir für unsere Kunden und natürlich auch uns selbst schon einige Apps gebaut, um den Prozess des Erfassens des Leistungsnachweise zu vereinfachen und zu beschleunigen. In diesem Use Case zeigen wir euch nun, wie wir unsere Leistungsnachweis-App mit Microsoft PowerApps entwickelt haben und wie diese funktioniert.
AUSGANGSSITUATION
Vor der App erfolgte die Eingabe der Leistungsnachweisen und auch Projektbuchungen über unser Intranet und SharePoint-Listen. Der Wunsch nach mehr Mobilität war da, damit unsere vielreisenden Mitarbeiter von unterwegs über das Smartphone ihre Leistungsnachweise oder Projektbuchungen möglichst einfach und zeitnah erledigen konnten.
UMSETZUNG
Über die neuentwickelte App können also Projektbuchungen, sowie eine Zeiterfassung der Mitarbeiter vorgenommen werden. Erfasste Daten werden dafür in einer AZURE SQL Datenbank gespeichert. Die App hat zwei Masken, eine Eingabemaske für Mitarbeiter und eine Administrationsmaske. Über einen zweistufigen Freigabeprozess können die erfassten Daten für den Abrechnungsprozess gesteuert und von der Buchhaltung freigegeben werden. Durch den Einsatz von Power BI werden die Daten in Auswertungen grafisch dargestellt und unsere Buchhaltung kann anschließen ganz einfach (wenn jeder pünktlich seine Eintragungen vorgenommen hat) Rechnungen schreiben.
EINGABEMODULE
Über das Eingabemodul ist es Mitarbeitern möglich in new. einen neuen Leistungsnachweis zu erstellen und über multi. hingegen ist eine Multierfassung möglich, also mehrere Leistungsnachweise auf einmal, wenn sie zum Beispiel vom Typ her ähnlich sind. Bei my. erhält der Mitarbeiter eine Übersicht aller seiner eingetragenen Leistungsnachweisen mit Filter- und Bearbeitungsmöglichkeiten. Das Modul Stammdaten ist nur für Administratoren und für den Rest der Mitarbeiter nicht sichtbar. Alle vier Module schauen wir uns gleich noch etwas genauer an.
NEW.
Um einen Leistungsnachweis zu erfassen müssen folgende Felder im Eingabemodul Neuer Leistungsnachweis ausgefüllt werden: Das Datum in einem praktischen Kalender, über ein Drop-Down-Menü den Kunden, Auftrag und falls nötig auch einen Unterauftrag. Stunden unterscheiden wir in berechenbare und nicht berechenbare, also in Stunden, die an einen Kunden weiterberechnet werden können und Stunden, die nicht in Rechnung gestellt werden können. Eine Beschreibung der Leistung ist noch nötig, also was wurde vom Mitarbeiter gemacht. Falls Reisezeit angefallen ist kann diese auch eingetragen werden. Jeder Mitarbeiter sieht nur die für ihn relevanten Kunden bzw. Aufträge.
Administratoren bzw. alle Vorgesetzte können bei uns auch Leistungsnachweise für ihre Mitarbeiter erfassen. Diese können außerdem Mitarbeiter zu Aufträgen bzw. Kunden zuordnen.
MULTI.
Die Multierfassung ermöglicht dem Mitarbeiter eine schnelle Eingabe mehrerer Leistungsnachweiseinträge in tabellarischer Form. Einzelne Einträge (Zeilen) können mit dem Pfeil nach unten ganz leicht dupliziert werden. Das Datumsfeld ist mit dem jeweils heutigen Datum vorbelegt, kann aber geändert werden. Danach wählt man über das Drop-Down-Menü den Kunden, Auftrag und Unterauftrag aus (wenn vorhanden). Auch hier gibt es eine Differenzierung der Stunden in berechenbar im grünen Feld und nicht berechenbare im roten Feld. Die Reisezeit kann, wenn angefallen im weißen Stundenfeld eingetragen werden.
MY.
Im Modul my. findet der Mitarbeiter eine Übersicht aller erfassten Leistungsnachweisen. Je nach Rolle können Teamleiter auch die Leistungsnachweise ihrer Mitarbeiter einsehen bzw. Projektleiter die Leistungsnachweise ihrer Projekte. Im oberen Bereich der Übersicht befinden sich einige Filterfunktionen der Leistungsnachweise. Hier kann nach Kunde, Auftrag oder Monat gesucht werden.
FREIGABE
Die App bietet die Möglichkeit einen einstufigen oder einen zweistufigen Freigabeprozess, für Leistungsnachweise, durchführen zu können.
STAMMDATENMODUL
Das Stammdatenmodul kann nur von den Administratoren bedient werden. Darin können sie über projects. Aufträge, Auftragsgruppen sowie Tagessätze erfassen. Unter data. findet man eine Übersicht aller erfassten Leistungsnachweise, aller Mitarbeiter. Außerdem ist über pdf. eine Ausgabe aller monatlichen Leistungsnachweisen als PDF möglich.
PROJECTS.
Über projects. können die Stammdaten also Auftragsgruppen, Aufträge, Unteraufträge sowie Tagessätze der einzelnen Mitarbeiter von den Administratoren erfasst werden. Hier erfolgt auch die Zuordnung der Mitarbeiter zu Aufträgen. Durch die Zuordnung können die Mitarbeiter ihre Leistungsnachweise auf den entsprechenden Auftrag erfassen und bekommen auch nur „ihre“ angezeigt und müssen nicht aus allen Aufträgen des gesamten Unternehmens auswählen.
DATA.
Im Modul data. findet man eine Übersicht aller erfassten Leistungsnachweise, von allen Mitarbeitern. Im oberen Bereich der Übersicht befinden sich einige Filterfunktionen, hier kann nach Mitarbeiter, Kunde, Auftrag oder Monat gesucht werden.
PDF.
Bei der Erstellung des monatlichen Leistungsnachweises müssen folgende Felder ausgewählt werden: Der Kunde, Auftrag und der gewünschte Monat. In den monatlichen Leistungsnachweis gehen nur Leistungsnachweise ein, die vom Teamleiter bzw. Projektleiter freigegeben wurden. Die erstellten Leistungsnachweise können automatisch in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek abgelegt werden.
In den monatlichen Leistungsnachweis gehen nur Leistungsnachweise ein, die vom Teamleiter bzw. Projektleiter freigegeben wurden. Die erstellten Leistungsnachweise können automatisch in einer SharePoint-Dokumentbibliothek abgelegt werden.
DATENERFASSUNG
Um eine lange Datenhaltung zu gewähren, verwenden wir hierbei, wie bei all unseren Apps und Prozessen, eine Azure SQL Datenbank. Diese kann effizient in der PowerApp verwendet werden.
DATENAUSWERTUNG
Über eine Auswertung der Daten über Power BI können die Umsätze der einzelnen Mitarbeiter ausgewertet werden. Weiter können Budgets der einzelnen Aufträge überwacht werden. Die Zahlen auf dem Umsatzbericht-Dashboard sind natürlich fiktiv 😉
FAZIT
Durch die Einführung der App wurde die Erfassung der Projektzeiten deutlich erleichtert. Dadurch gibt es weniger Fehlbuchungen durch die Mitarbeiter, weil jeder Mitarbeiter nur auf die ihm zugeordneten Projekte buchen kann und es entsteht weniger Zeitaufwand bei der Erfassung der Projektzeiten.
Wir haben durch die App einen besseren Überblick über die tagesgenauen Umsatzzahlen und die Überwachung der Projektbudgets.
Durch die Leistungsnachweis App ist jetzt eine mobile Erfassung der Projektzeiten möglich. Was natürlich prima ist, weil unsere Mitarbeiter sehr viel unterwegs sind und dadurch auch auf ihren Reisen zu unseren Kunden ihre Projektzeiten direkt danach eintragen können.
Für die Rechnungserstellung an unsere Kunden können wir jetzt automatisch Leistungsnachweise als Anlage für die Rechnungen erstellen.
Wir sind begeistert von unserem neuen Produkt und arbeiten täglich gerne damit 🙂
