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PRIMAGAS Energie GmbH ist einer der führenden deutschen Flüssiggas-Versorger.
Das von Helmut Aretz gegründete Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Krefeld.
Die PRIMAGAS Energie GmbH zählt heute ca. 250 Mitarbeitende.
Im Jahr 2022 betrug das Ergebnis vor Steuern über 300 Mio. € – ein Spitzenwert im Marktumfeld.
Wie bist du auf die Power Apps und die KOM4TEC aufmerksam geworden?
„Als vor circa zwei Jahren bei PRIMAGAS die Suche nach einem neuen Programm für eine digitale Reisekostenabrechnung startete, schien lange nicht das geeignete Tool für unseren Bedarf dabei zu sein. Die Programme waren entweder zu umfangreich oder zu umständlich im Handling.
Durch KOM4TEC sind wir schlussendlich auf eine innovative Lösung gestoßen: Wir bauen unsere eigene Microsoft Power App für die Reisekostenabrechnung. Da wir bereits über die notwendigen MS Office Lizenzen verfügten, entstehen durch die Einführung unserer Reisekosten App keine zusätzlichen laufenden Kosten. Zudem war Microsoft 365 den Mitarbeiter/innen bereits durch das tägliche Arbeiten bekannt. Die Entscheidung war also gefallen.“
Für welche Zwecke nutzt ihr die Power Apps aktuell und welche Vorteile sind daraus entstanden?
„Durch Einführung der Reisekosten App konnte der gesamte Reisekostenprozess digitalisiert und an vielen Stellen effizienter gestaltet werden. Der große Vorteil, den uns die Power Apps-Lösung bietet, ist es, flexibel auf Verbesserungsvorschläge und Wünsche unserer Mitarbeiter/innen reagieren zu können und diese zeitnah in der App umzusetzen.
Besonders für unseren Außendienst ist die Reisekosten App eine große Arbeitserleichterung. Der digitale Prozess erlaubt es unseren Mitarbeiter/innen die Abrechnungen bequem von unterwegs auf dem iPad zu erstellen und einzureichen. Wir haben somit einen Prozess geschaffen, der uns mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht.
Bereits im ersten Jahr nach der Einführung konnten wir durch Digitalisierung und Automatisierung unseren Reisekostenprozess deutlich verschlanken. Zudem konnten wir unseren Papiereinsatz reduzieren und so einen papierintensiven durch einen nachhaltigen und umweltfreundlichen Prozess ersetzen.
Ein besonderer Dank gilt der Firma KOM4TEC, welche die Einführung unserer neuen Reisekosten App begleitet und im ständigen Austausch mit dem Projektteam und unserer IT-Abteilung für uns umgesetzt hat. Wir freuen uns mit KOM4TEC einen kompetenten und innovativen Partner an unserer Seite zu wissen, der uns bei der Digitalisierung unseres Unternehmens unterstützt.“
Yannick Mettner (HR Business Partner)
Wie bist du auf die Power Apps und die KOM4TEC aufmerksam geworden?
„Als vor circa zwei Jahren bei PRIMAGAS die Suche nach einem neuen Programm für eine digitale Reisekostenabrechnung startete, schien lange nicht das geeignete Tool für unseren Bedarf dabei zu sein. Die Programme waren entweder zu umfangreich oder zu umständlich im Handling.
Durch KOM4TEC sind wir schlussendlich auf eine innovative Lösung gestoßen: Wir bauen unsere eigene Microsoft Power App für die Reisekostenabrechnung. Da wir bereits über die notwendigen MS Office Lizenzen verfügten, entstehen durch die Einführung unserer Reisekosten App keine zusätzlichen laufenden Kosten. Zudem war Microsoft 365 den Mitarbeiter/innen bereits durch das tägliche Arbeiten bekannt. Die Entscheidung war also gefallen.“
Für welche Zwecke nutzt ihr die Power Apps aktuell und welche Vorteile sind daraus entstanden?
„Durch Einführung der Reisekosten App konnte der gesamte Reisekostenprozess digitalisiert und an vielen Stellen effizienter gestaltet werden. Der große Vorteil, den uns die Power Apps-Lösung bietet, ist es, flexibel auf Verbesserungsvorschläge und Wünsche unserer Mitarbeiter/innen reagieren zu können und diese zeitnah in der App umzusetzen.
Besonders für unseren Außendienst ist die Reisekosten App eine große Arbeitserleichterung. Der digitale Prozess erlaubt es unseren Mitarbeiter/innen die Abrechnungen bequem von unterwegs auf dem iPad zu erstellen und einzureichen. Wir haben somit einen Prozess geschaffen, der uns mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht.
Bereits im ersten Jahr nach der Einführung konnten wir durch Digitalisierung und Automatisierung unseren Reisekostenprozess deutlich verschlanken. Zudem konnten wir unseren Papiereinsatz reduzieren und so einen papierintensiven durch einen nachhaltigen und umweltfreundlichen Prozess ersetzen.
Ein besonderer Dank gilt der Firma KOM4TEC, welche die Einführung unserer neuen Reisekosten App begleitet und im ständigen Austausch mit dem Projektteam und unserer IT-Abteilung für uns umgesetzt hat. Wir freuen uns mit KOM4TEC einen kompetenten und innovativen Partner an unserer Seite zu wissen, der uns bei der Digitalisierung unseres Unternehmens unterstützt.“
Yannick Mettner (HR Business Partner)
Die manuelle Reisekostenabrechnung ist ein Prozess, der sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Finanzabteilung mit zahlreichen Herausforderungen verbunden ist.
Integration mit bestehenden Systemen
Die Integration des neuen digitalen Reisekosten-abrechnungssystems mit vorhandenen Systemen wie Buchhaltungssoftware oder HR-Systemen kann komplex sein.
Datenschutz & Sicherheit
Die digitale Erfassung und Speicherung von Reisekosten-daten erfordert Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Informationen zu schützen. Bspw. die Implementierung der Zugriffskontrolle, um die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Anpassung an neue Arbeitsweisen
Mitarbeitende sind mit den bisherigen Systemen vertraut und könnten sich gegen die Einführung des neuen Systems sträuben. Daher ist es wichtig, Schulungen und Kommunikation bereitzustellen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die Vorteile des neuen Systems verstehen und sich darauf einstellen können.
Dein Einführung eines Business Intelligence Systems steht oft vor einer Vielzahl von Herausforderungen, um schließlich effektives Datenmanagement und fundierte Geschäftsentscheidungen zu ermöglichen.
Ermöglicht eine benutzerfreundliche Erfassung von Reisedaten. Mit maßgeschneiderten Formularen können Mitarbeiter problemlos alle relevanten Informationen, unabhängig von Ort und Zeit eingeben.
Ermöglicht automatische Benachrichtigungen mittels Mail oder Microsoft Teams. Außerdem werden CSV-Dateien generiert, die für den Import in andere Systeme (SAP oder SAGE) verwendet werden.
Bietet eine zuverlässige und skalierbare Datenbanklösung für die Speicherung von Reisekostendaten. gewährleistet einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen, während gleichzeitig Sicherheit und Compliance gewährleistet sind.
Bietet eine skalierbare und kosteneffiziente Lösung für die Speicherung von Belegen in der Cloud. Dies ermöglicht einen einfachen Zugriff, Rückverfolgbarkeit und Archivierung der Dokumente.
Die nahtlose Integration von Azure-Komponenten in Power Platform schafft eine durchgängige Lösung. Daten können reibungslos zwischen Power Apps, Power Automate und den Azure-Diensten ausgetauscht werden, was zu einer optimierten und konsistenten Arbeitsweise führt.
Durch die automatische Generierung von CSV-Dateien können die erfassten Daten problemlos in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme wie SAP oder SAGE importiert werden.
Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie Datenimport, Kategorisierung von Ausgaben und Berechnungen wird die gesamte Abrechnungsprozess effizienter.
Unternehmen haben einen besseren Überblick über ihre Reisekosten, was zu einer verbesserten Kostenkontrolle führt. Budgets können leichter überwacht und eingehalten werden.
Da digitale Prozesse schneller ablaufen, können Mitarbeiter ihre Erstattungen in der Regel schneller erhalten. Dies führt zu einer höheren Zufriedenheit bei den Mitarbeitern.
Durch die Automatisierung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Reisekostenrichtlinien besser eingehalten werden. Dies unterstützt die Compliance mit steuerlichen und rechtlichen Vorschriften.
Mitarbeiter können ihre Ausgaben unterwegs über mobile Anwendungen erfassen und einreichen, was die Flexibilität und Mobilität im Geschäftsalltag erhöht.
Die Reduzierung des Papierverbrauchs durch digitale Abrechnungen trägt zur Umweltfreundlichkeit bei und passt sich modernen Nachhaltigkeitszielen an.
Die Einführung der digitalen Reisekostenabrechnung bei PRIMAGAS kann zweifellos als voller Erfolg betrachtet werden. Durch die Integration der Power Platform und Microsoft Azure wurden entscheidende Verbesserungen in den betreffenden Prozessen erzielt.
Effizienzsteigerung
Die Automatisierung von Routineaufgaben, wie die Erfassung von Belegen, Genehmigung der Reisekosten und der Erstattung, führt zu einer deutlich schnelleren Abwicklung.
Deutlich geringere Bearbeitungszeiten
Durch die Integration verschiedener Datenquellen und die Echtzeit-Datenverarbeitung findet eine deutlich schnellere Abwicklung der Reisekostenabrechnung statt.
Fehlererkennung und
-vermeidung
Das System kann Fehler in eingereichten Daten automatisch erkennen und auf die Korrektur hinweisen. Die Mitarbeitenden können ihre Reisekosten schneller und fehlerfrei abrechnen.
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Microsoft wird im März 2022 im Gartner® Magic Quadrant™ für Analyse- und Business Intelligence-Plattformen zum wiederholten Mal als Leader eingestuft
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Beispiele für Power BI Datenquellen
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