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Die Zentrale für Corporate Communications

Logistik

Branche

SharePoint

Tools

1 Monat

Projektzeitraum

Corporate Communication Refresh

Die Umsetzung eines neuen Intranets –  Von dem Redesign der Plattform, über die Migration in die Cloud, bis hin zum Change Management.

„Der ständige Wandel zeigt, wie viel es wert ist, einen unkomplizierten Partner mit schnellen und kompetenten Lösungsvorschlägen an der Seite zu haben.“ 

Rasmus Hoppe (It Spezialist Modern Workplace)

Kundenvorstellung

Lekkerland ist der Spezialist für den Unterwegskonsum – seit fast 70 Jahren. 

Als Großhändler, Dienstleister und Logistiker beliefert Lekkerland rund 62.800  Standorte seiner Kund:innen europaweit.

62.800
Verkaufspunkte

5.700 Mitarbeitende arbeiten insgesamt in dem Unternehmen. Neben Deutschland auch in den Niederladen, Belgien und Spanien.

5.700
Mitarbeitende

Alleine in Deutschland erzielt das Unternehmen im jähr 2023 herausragenden Umsatz.

9,1 Mrd. EUR

Warum denken Sie  ist SharePoint die richtige Lösung für das Intranet?

„Das Intranet ist ein großes Thema in nahezu jedem Unternehmen. Gerade deshalb empfehle ich die SharePoint basierte Umsetzung zumindest anzuschauen und in Betracht zu ziehen – insbesondere, wenn sich das Unternehmen bereits im Microsoft 365 Ökosystem befindet und damit arbeitet. Den Mehraufwand mit eigens programmierten oder 3rd Party Lösungen kann man sich sparen und gleichzeitig von vorhandenen Mitteln und Wegen profitieren.“

Worauf musste bei der Umsetzung des Projekts besonders geachtet werden?

„Die vielfältigen Stimmen der User bei der Umsetzung miteinzubeziehen ist ausschlaggebend für einen erfolgreichen Change im Bereich der Corporate Communication. Der Kompromiss der Perfektion liegt hier im Pragmatismus. Einfache und intuitive Klickwege sind letztlich entscheidend für die aktive Nutzung des Intranets.”

Rasmus Hoppe (It Spezialist Modern Workplace)

Wie bist du auf die Power Apps und die KOM4TEC aufmerksam geworden?

„Als vor circa zwei Jahren bei PRIMAGAS die Suche nach einem neuen Programm für eine digitale Reisekostenabrechnung startete, schien lange nicht das geeignete Tool für unseren Bedarf dabei zu sein. Die Programme waren entweder zu umfangreich oder zu umständlich im Handling.
Durch KOM4TEC sind wir schlussendlich auf eine innovative Lösung gestoßen: Wir bauen unsere eigene Microsoft Power App für die Reisekostenabrechnung. Da wir bereits über die notwendigen MS Office Lizenzen verfügten, entstehen durch die Einführung unserer Reisekosten App keine zusätzlichen laufenden Kosten. Zudem war Microsoft 365 den Mitarbeiter/innen bereits durch das tägliche Arbeiten bekannt. Die Entscheidung war also gefallen.“

Für welche Zwecke nutzt ihr die Power Apps aktuell und welche Vorteile sind daraus entstanden?​

„Durch Einführung der Reisekosten App konnte der gesamte Reisekostenprozess digitalisiert und an vielen Stellen effizienter gestaltet werden. Der große Vorteil, den uns die Power Apps-Lösung bietet, ist es, flexibel auf Verbesserungsvorschläge und Wünsche unserer Mitarbeiter/innen reagieren zu können und diese zeitnah in der App umzusetzen.

Besonders für unseren Außendienst ist die Reisekosten App eine große Arbeitserleichterung. Der digitale Prozess erlaubt es unseren Mitarbeiter/innen die Abrechnungen bequem von unterwegs auf dem iPad zu erstellen und einzureichen. Wir haben somit einen Prozess geschaffen, der uns mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht.

Bereits im ersten Jahr nach der Einführung konnten wir durch Digitalisierung und Automatisierung unseren Reisekostenprozess deutlich verschlanken. Zudem konnten wir unseren Papiereinsatz reduzieren und so einen papierintensiven durch einen nachhaltigen und umweltfreundlichen Prozess ersetzen.
Ein besonderer Dank gilt der Firma KOM4TEC, welche die Einführung unserer neuen Reisekosten App begleitet und im ständigen Austausch mit dem Projektteam und unserer IT-Abteilung für uns umgesetzt hat. Wir freuen uns mit KOM4TEC einen kompetenten und innovativen Partner an unserer Seite zu wissen, der uns bei der Digitalisierung unseres Unternehmens unterstützt.“

Yannick Mettner (HR Business Partner)

KOM4TEC - Case Study - Lekkerland - Bild Rasmus Hoppe

Warum denken Sie  ist SharePoint die richtige Lösung für das Intranet?

„Das Intranet ist ein großes Thema in nahezu jedem Unternehmen. Gerade deshalb empfehle ich die SharePoint basierte Umsetzung zumindest anzuschauen und in Betracht zu ziehen – insbesondere, wenn sich das Unternehmen bereits im Microsoft 365 Ökosystem befindet und damit arbeitet. Den Mehraufwand mit eigens programmierten oder 3rd Party Lösungen kann man sich sparen und gleichzeitig von vorhandenen Mitteln und Wegen profitieren.“

Worauf musste bei der Umsetzung des Projekts besonders geachtet werden?

„Die vielfältigen Stimmen der User bei der Umsetzung miteinzubeziehen ist ausschlaggebend für einen erfolgreichen Change im Bereich der Corporate Communication. Der Kompromiss der Perfektion liegt hier im Pragmatismus. Einfache und intuitive Klickwege sind letztlich entscheidend für die aktive Nutzung des Intranets.”

Ramsus Hoppe (It Spezialist Modern Workplace)

Herausforderung

Die Nutzung von SharePoint bietet viele Vorteile und gestalterischen Freiraum, bringt aber auch einige Grenzen mit sich. Ziel ist es, den Anforderungen unseres Kunden umzusetzen und das in erster Linie mit den Funktionen, die SharePoint bietet.

Durch die Anforderung an komplexe Berechtigungsstrukturen und standortbezogene Reduktionsbereiche können Grenzen erreicht werden.

Die Veränderung sollte für die Mitarbeitenden keine Belastung sein, sondern vielmehr als einfacher Prozess wahrgenommen werden.

Change Management

Ein visuell ansprechendes Design, damit das Intranet von den Mitarbeitenden regelmäßig gerne genutzt wird.

Design

Das Intranet ist die zentrale interne Wissensplattform eines Unternehmens, um über News, Organisatorisches oder auch Prozesse zu informieren. Einheitlich und über das ganze Unternehmen hinweg.

Ab einer bestimmten Unternehmensgröße ist es unerlässlich, verbindet Corporate Design mit einem Social Intranet und bildet damit die Zentrale für Corporate Communications. Rasmus Hoppe, IT Spezialist ‘Modern Workplace’ bei Lekkerland verrät, was die größten Herausforderungen dieses Projektes waren und gibt Tipps für alle, die vor solch einem Wandel stehen.

Lösungsansätze

Dein Einführung eines Business Intelligence Systems steht oft vor einer Vielzahl von Herausforderungen, um schließlich effektives Datenmanagement und fundierte Geschäftsentscheidungen zu ermöglichen.

KOM4TEC - Case Study Lekkerland - Icon Responsive Design

Responsive Design

Neues, intuitiveres Design mit einem gewissen Wiedererkennungswert der bisherigen Umgebung, um den Change so einfach wie möglich zu gestalten.

Newsfeed

Automatische Newsfeed-Aggregation. News, die zielgruppenspezifisch nach die Ländern und und User-Berechtigungen gefiltert und angezeigt werden.

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Change Management

Hand-in-Hand Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung und durchgehende Kommunikation 

KOM4TEC - Case Study - Lekkerland - Icon Berechtigungen

Berechtigungen

Auf Basis einer SharePoint Liste mit Berechtigungselementen haben die Redakteure schnellen Zugriff auf ihre regelmäßigen Aufgaben und sehen dabei nur das was sie sehen dürfen.

Ergebnis

Durch eine kontinuierliche Kommunikation, Kompetenz und Teamwork, schafften wir es mehr pragmatisch als perfekt zu sein.

International und doch zentral. 

Die News werden aus allen Quellen durchsucht und mittels der jeweiligen User-Berechtigung gefiltert.

Gemeinsam Grenzen überwinden.

In ständigem Austausch und mit konstruktivem Feedback, auch von den Tochterunternehmen im europäischen Ausland, wurde eine individuell perfekte Lösung geschaffen.

Pragmatismus vor Perfektion.

Einfache und intuitive Klickwege sind letztlich entscheidend für die aktive Nutzung des Intranets. Interaktions-möglichkeiten und synergetische Effekte steigern die Motivation der Nutzer.

Einblicke in die Lösung

Interesse an der gesamten Case Study? Kein Problem. Schicken wir dir zu.

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Bereit für mehr Effizienz? Digitalisiert eure Prozesse mit den Power Apps und verwandelt Herausforderungen in Chancen!

Dann aber schnell!

Wir machen das gemeinsam.

Windows Cloud Day

Microsoft München | 27.02.2025

Microsoft veranstaltet den ersten Windows Cloud Day und wir sind mit dabei!

Verpasse nicht deine Chance, in die Welt von Windows 365 und Azure Virtual Desktop einzutauchen und zu sehen, wie diese bahnbrechenden Lösungen unsere Arbeitsweise verändern.

Besonders freuen wir uns, dass wir gemeinsam mit Rene Kloss von der Deutschen Vermögensberatung AG die Veranstaltung mit einer spannenden Keynote über den Arbeitsplatz der Zukunft eröffnen dürfen. Er wird uns tiefe Einblicke geben und uns zeigen, wie er es geschafft hat, innovative Prozesse in die Arbeitswelt zu integrieren. 🚀

Was dich erwartet:

👉🏼 Zukunft von Windows in der Cloud erleben: Entdecke die neuesten Innovationen und strategischen Visionen für modernes Arbeiten. 

👉🏼 Best Practices kennenlernen: Lerne die Erfahrungen anderer Microsoft Kunden und ihrer erfolgreichen Implementierung von Windows 365 und Azure Virtual Desktop kennen. 

👉🏼 Networking mit verschiedensten Branchen: Tausche dich mit anderen Teilnehmenden und Microsoft zu den Herausforderungen und Lösungen aus. 

👉🏼 Exklusive 1:1-Gespräche mit Microsoft: Nutzen die Gelegenheit, ein persönliches Gespräch mit unseren Expertinnen und Experten zu vereinbaren. 

An unserem – alles andere als normalen – Messestand von qntm.vis haben wir Möglichkeiten geschaffen, gemeinsam mit interaktiven Technologien etwa Apple Vision Pro Showcases und dem Crate Projekte aus der Praxis greifbar zu machen. Wir zeigen euch, wie ihr Potenziale nutzen und moderne Tools in den Arbeitsalltag integrieren könnt.🤞🏼

Das Event findet nicht irgendwo statt – sondern im besonderen „Hive Munich“.
Der intelligente Raum für echte hybride Events in der Microsoft Zentrale Deutschland in München.💡

📅 Wann: Donnerstag, 27.02.2025

🕘 Uhrzeit: 09:00 – 17:00 Uhr

📍 Wo: Microsoft Office München

Wichtig – die Teilnehmerzahl ist begrenzt! Alle Branchen sind herzlich eingeladen!

Eindrücke