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Digitale
Reisekosten-
abrechnung

Energie

Branche

Power Platform & Microsoft Azure

Tools

3 Monate

Projektzeitraum

Digitale Reisekostenabrechnung mit Power Platform und Microsoft Azure

Ganzheitliche Umsetzung –
begonnen bei Anforderungsanalyse und Toolauswahl
bis Live-Schaltung der Anwendung.

Kundenvorstellung

PRIMAGAS Energie GmbH ist einer der führenden deutschen Flüssiggas-Versorger.

Das von Helmut Aretz gegründete Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Krefeld.

1950
gegründet

Die PRIMAGAS Energie GmbH zählt heute ca. 250 Mitarbeitende.

Circa 250
Mitarbeiter

Im Jahr 2022 betrug das Ergebnis vor Steuern über 300 Mio. € – ein Spitzenwert im Marktumfeld.

Führendes
Unternehmen

Wie bist du auf die Power Apps und die KOM4TEC aufmerksam geworden?

„Als vor circa zwei Jahren bei PRIMAGAS die Suche nach einem neuen Programm für eine digitale Reisekostenabrechnung startete, schien lange nicht das geeignete Tool für unseren Bedarf dabei zu sein. Die Programme waren entweder zu umfangreich oder zu umständlich im Handling.
Durch KOM4TEC sind wir schlussendlich auf eine innovative Lösung gestoßen: Wir bauen unsere eigene Microsoft Power App für die Reisekostenabrechnung. Da wir bereits über die notwendigen MS Office Lizenzen verfügten, entstehen durch die Einführung unserer Reisekosten App keine zusätzlichen laufenden Kosten. Zudem war Microsoft 365 den Mitarbeiter/innen bereits durch das tägliche Arbeiten bekannt. Die Entscheidung war also gefallen.“

Für welche Zwecke nutzt ihr die Power Apps aktuell und welche Vorteile sind daraus entstanden?​

„Durch Einführung der Reisekosten App konnte der gesamte Reisekostenprozess digitalisiert und an vielen Stellen effizienter gestaltet werden. Der große Vorteil, den uns die Power Apps-Lösung bietet, ist es, flexibel auf Verbesserungsvorschläge und Wünsche unserer Mitarbeiter/innen reagieren zu können und diese zeitnah in der App umzusetzen.

Besonders für unseren Außendienst ist die Reisekosten App eine große Arbeitserleichterung. Der digitale Prozess erlaubt es unseren Mitarbeiter/innen die Abrechnungen bequem von unterwegs auf dem iPad zu erstellen und einzureichen. Wir haben somit einen Prozess geschaffen, der uns mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht.

Bereits im ersten Jahr nach der Einführung konnten wir durch Digitalisierung und Automatisierung unseren Reisekostenprozess deutlich verschlanken. Zudem konnten wir unseren Papiereinsatz reduzieren und so einen papierintensiven durch einen nachhaltigen und umweltfreundlichen Prozess ersetzen.
Ein besonderer Dank gilt der Firma KOM4TEC, welche die Einführung unserer neuen Reisekosten App begleitet und im ständigen Austausch mit dem Projektteam und unserer IT-Abteilung für uns umgesetzt hat. Wir freuen uns mit KOM4TEC einen kompetenten und innovativen Partner an unserer Seite zu wissen, der uns bei der Digitalisierung unseres Unternehmens unterstützt.“

Yannick Mettner (HR Business Partner)

Wie bist du auf die Power Apps und die KOM4TEC aufmerksam geworden?

„Als vor circa zwei Jahren bei PRIMAGAS die Suche nach einem neuen Programm für eine digitale Reisekostenabrechnung startete, schien lange nicht das geeignete Tool für unseren Bedarf dabei zu sein. Die Programme waren entweder zu umfangreich oder zu umständlich im Handling.
Durch KOM4TEC sind wir schlussendlich auf eine innovative Lösung gestoßen: Wir bauen unsere eigene Microsoft Power App für die Reisekostenabrechnung. Da wir bereits über die notwendigen MS Office Lizenzen verfügten, entstehen durch die Einführung unserer Reisekosten App keine zusätzlichen laufenden Kosten. Zudem war Microsoft 365 den Mitarbeiter/innen bereits durch das tägliche Arbeiten bekannt. Die Entscheidung war also gefallen.“

Für welche Zwecke nutzt ihr die Power Apps aktuell und welche Vorteile sind daraus entstanden?​

„Durch Einführung der Reisekosten App konnte der gesamte Reisekostenprozess digitalisiert und an vielen Stellen effizienter gestaltet werden. Der große Vorteil, den uns die Power Apps-Lösung bietet, ist es, flexibel auf Verbesserungsvorschläge und Wünsche unserer Mitarbeiter/innen reagieren zu können und diese zeitnah in der App umzusetzen.

Besonders für unseren Außendienst ist die Reisekosten App eine große Arbeitserleichterung. Der digitale Prozess erlaubt es unseren Mitarbeiter/innen die Abrechnungen bequem von unterwegs auf dem iPad zu erstellen und einzureichen. Wir haben somit einen Prozess geschaffen, der uns mobiles und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht.

Bereits im ersten Jahr nach der Einführung konnten wir durch Digitalisierung und Automatisierung unseren Reisekostenprozess deutlich verschlanken. Zudem konnten wir unseren Papiereinsatz reduzieren und so einen papierintensiven durch einen nachhaltigen und umweltfreundlichen Prozess ersetzen.
Ein besonderer Dank gilt der Firma KOM4TEC, welche die Einführung unserer neuen Reisekosten App begleitet und im ständigen Austausch mit dem Projektteam und unserer IT-Abteilung für uns umgesetzt hat. Wir freuen uns mit KOM4TEC einen kompetenten und innovativen Partner an unserer Seite zu wissen, der uns bei der Digitalisierung unseres Unternehmens unterstützt.“

Yannick Mettner (HR Business Partner)

Herausforderung

Die manuelle Reisekostenabrechnung ist ein Prozess, der sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Finanzabteilung mit zahlreichen Herausforderungen verbunden ist.

Integration mit bestehenden Systemen

Die Integration des neuen digitalen Reisekosten-abrechnungssystems mit vorhandenen Systemen wie Buchhaltungssoftware oder HR-Systemen kann komplex sein.

Datenschutz & Sicherheit

Die digitale Erfassung und Speicherung von Reisekosten-daten erfordert Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Informationen zu schützen. Bspw. die Implementierung der Zugriffskontrolle, um die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Anpassung an neue Arbeitsweisen

Mitarbeitende sind mit den bisherigen Systemen vertraut und könnten sich gegen die Einführung des neuen Systems sträuben. Daher ist es wichtig, Schulungen und Kommunikation bereitzustellen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die Vorteile des neuen Systems verstehen und sich darauf einstellen können.

Lösungsansätze

Dein Einführung eines Business Intelligence Systems steht oft vor einer Vielzahl von Herausforderungen, um schließlich effektives Datenmanagement und fundierte Geschäftsentscheidungen zu ermöglichen.

KOM4TEC - Power Apps Logo

Power Apps für die Datenerfassung

Ermöglicht eine benutzerfreundliche Erfassung von Reisedaten. Mit maßgeschneiderten Formularen können Mitarbeiter problemlos alle relevanten Informationen, unabhängig von Ort und Zeit eingeben.

KOM4TEC - Power Automate Icon

Power Automate für Benachrichtigungen und CSV-Generierung

Ermöglicht automatische Benachrichtigungen mittels Mail oder Microsoft Teams. Außerdem werden CSV-Dateien generiert, die für den Import in andere Systeme (SAP oder SAGE) verwendet werden.

KOM4TEC - Azure SQL Icon

Azure SQL zum Speichern der Daten

Bietet eine zuverlässige und skalierbare Datenbanklösung für die Speicherung von Reisekostendaten. gewährleistet einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen, während gleichzeitig Sicherheit und Compliance gewährleistet sind. 

KOM4TEC - Azure Blob Storage Icon

Azure Blob Storage zum Speichern der Belege

Bietet eine skalierbare und kosteneffiziente Lösung für die Speicherung von Belegen in der Cloud. Dies ermöglicht einen einfachen Zugriff, Rückverfolgbarkeit und Archivierung der Dokumente. 

KOM4TEC - Microsoft Azure in Power Platfrom Icon

Perfekte Integration von Microsoft Azure in Power Platform

Die nahtlose Integration von Azure-Komponenten in Power Platform schafft eine durchgängige Lösung. Daten können reibungslos zwischen Power Apps, Power Automate und den Azure-Diensten ausgetauscht werden, was zu einer optimierten und konsistenten Arbeitsweise führt. 

KOM4TEC - SAP Icon

CSV-Dateien für Import in SAP und SAGE

Durch die automatische Generierung von CSV-Dateien können die erfassten Daten problemlos in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme wie SAP oder SAGE importiert werden. 

KOM4TEC - Effizienzsteigerung Icon

Effizienzsteigerung

Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie Datenimport, Kategorisierung von Ausgaben und Berechnungen wird die gesamte Abrechnungsprozess effizienter. 

KOM4TEC - Icon - Klare Themenfelder - mit weißem Rechteck

Kostenkontrolle

Unternehmen haben einen besseren Überblick über ihre Reisekosten, was zu einer verbesserten Kostenkontrolle führt. Budgets können leichter überwacht und eingehalten werden. 

KOM4TEC - Schnellere Erstattung Icon

Schnellere Erstattung

Da digitale Prozesse schneller ablaufen, können Mitarbeiter ihre Erstattungen in der Regel schneller erhalten. Dies führt zu einer höheren Zufriedenheit bei den Mitarbeitern. 

KOM4TEC - Compliance und Konformität Icon

Compliance und Konformität

Durch die Automatisierung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Reisekostenrichtlinien besser eingehalten werden. Dies unterstützt die Compliance mit steuerlichen und rechtlichen Vorschriften. 

KOM4TEC - Icon - On-Promises Daten - mit weißem Rechteck

Mobilität

Mitarbeiter können ihre Ausgaben unterwegs über mobile Anwendungen erfassen und einreichen, was die Flexibilität und Mobilität im Geschäftsalltag erhöht.

KOM4TEC - Umweltfreundlichkeit Icon

Umweltfreundlichkeit

Die Reduzierung des Papierverbrauchs durch digitale Abrechnungen trägt zur Umweltfreundlichkeit bei und passt sich modernen Nachhaltigkeitszielen an. 

Ergebnis

Die Einführung der digitalen Reisekostenabrechnung bei PRIMAGAS kann zweifellos als voller Erfolg betrachtet werden. Durch die Integration der Power Platform und Microsoft Azure wurden entscheidende Verbesserungen in den betreffenden Prozessen erzielt. 

Effizienzsteigerung

Die Automatisierung von Routineaufgaben, wie die Erfassung von Belegen, Genehmigung der Reisekosten und der Erstattung, führt zu einer deutlich schnelleren Abwicklung.

Deutlich geringere Bearbeitungszeiten

Durch die Integration verschiedener Datenquellen und die Echtzeit-Datenverarbeitung findet eine deutlich schnellere Abwicklung der Reisekostenabrechnung statt.

Fehlererkennung und
-vermeidung

Das System kann Fehler in eingereichten Daten automatisch erkennen und auf die Korrektur hinweisen. Die Mitarbeitenden können ihre Reisekosten schneller und fehlerfrei abrechnen.

Bereit für mehr Effizienz? Digitalisiert eure Prozesse mit den Power Apps und verwandelt Herausforderungen in Chancen!

Dann aber schnell!

Wir machen das zusammen.

Interesse an der gesamten Case Study? Kein Problem. Buche jetzt deinen Termin.

Forschung und Vorbereitung

  • Einfacher Datenzugriff mit Pipelines, Lakehouse und Notebooks
  • Apache Spark und Python
  • Data Wrangler als Bestandteil von Notebooks

Experiment und ML-Model

  • Aufbau von Experimenten zur Überprüfung von Hypothesen
  • Aufbau von ML-Modellen auf Basis Azure Synapse ML
  • Einsatz von Notebooks mit Apache Spark und Python

Insights gewinnen

  • Speicherung von Vorhersagen in OneLake
  • Bereitstellung neuester Vorhersagen in Power Bl mittels Direct Lake Anbindung

Data Science Prozess

Dataflow Gen2

Datenpipeline

OneLake Shortcut

Data
Warehouse

  • Erfassung von Daten mit Dataflow oder Datenpipeline

  • Shortcuts aus OneLake, Azure Data Lake etc.

  • T-SQL Read/Write

SQL-Endpunkt des Lakehouse

  • Automatisch aus Lakehouse generiert

  • Kompatibel mit SQL Server Management Studio und Azure Data Studio

  • T-SQL Read-Only

Dataflow Gen2

Datenpipeline

OneLake Shortcut

Event Streaming

  • Erfassung, Transformierung und Routing von Real-Time Events

  • No-Code Experience

KQL Database

  • Bevorzugte Datenhaltung für Event Streaming
  • Schnelle Speicherung und Abfrage von Daten
  • Basis für Power BI Reports

Dataflow Gen2

Datenpipeline

OneLake Shortcut

Lakehouse

  • Speicher für strukturierte und unstrukturierte Daten
  • Basis für BiaData Transformationen und Analysen
  • SQL-Endpunkt und Basis für Auswertungen

Notebook

  • Interaktive Compute für Transformation von BiaData
  • Entwicklung von Machine Learning
  • Modellen und Apache Spark
    Anwendungen
  • Python, R und Scala

Single Source of Truth.

Im Microsoft Fabric OneLake werden Daten aus verschiedenen Quellen in einem zentralen System gespeichert, das bietet zahlreiche Vorteile wie

  • Datenkonstistenz und hohe Datenqualität
  • Steigerung der Effizienz und Produktivität
  • Verbesserte Zusammenarbeit im Unternehmen
  • Erleichterte Datenintegration und -analyse
  • Kostenreduzierung
  • Compliance und Sicherheit

Citizen Developer.

Durch die Benutzerfreundlichkeit des Tools entstehen folgende Vorteile

  • Intuitive Oberfläche
  • Einfache Automatisierung und Datenintegration
  • Gute Kollaboration und Zusammenarbeit
  • Schnellere Entwicklungszyklen
  • Hohe Flexibilität und Skalierbarkeit
  • Fortschrittliche KI Komponenten

More Flexibility.

Eine leistungsfähige, integrierte und benutzerfreundliche Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Daten effizient zu verwalten, tief gehende Analysen durchzuführen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Dies trägt wesentlich zur Optimierung von Geschäftsprozessen und zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bei. Besondere Vorteile

  • Nahtlose Datenintegration durch einfache Datenpipelines
  • Flexible Verarbeitung von strukturierten und unstrukturierten Daten
  • Schnelle Anpassung an Veränderungen im Unternehmen
  • Konsistente Datenhaltung
  • Zentralisierte Datenverwaltung
  • Skalierbare Data Warehousing und Data Science Komponenten
  • Leistungsstarke Datenanalysen in Echtzeit

Design

Nach Ihren Wünschen erstellen wir Report Designs nach neusten Information- Design- und UX/UI- Standards.

Unser Ziel ist es mit dem passenden Story Telling eine optimale Berichtsnutzung zu ermöglichen.

Kom4tec - BI Analytics - Umsetzung - Design - Laptop Mockup Design Report

Frontend

Unsere Entwickler entwerfen maßgeschneiderte Reporting-Lösungen.

Besonderes Augenmerk gilt dabei folgenden Punkten:

 

Aufbau Power BI Infrastruktur

Erstellen von Power BI Reports

Workshops & Trainings

Kom4tec - BI Analytics - Umsetzung - Frontend - Laptop Mockup Geschäftszahlen

KPI's

Mit unserem breiten Expertenwissen in zahlreichen  Geschäftsbereichen bieten wir Ihnen ganzheitliche Unterstützung bei der Entwicklung von Kennzahlen

Vertrieb

Retail, Wholesale, E-Commerce.

Controlling + Finance

Buchhaltung, Vertriebscontrolling, Beteiligungscontrolling.

Supply Chain Management

Logistik, Einkauf, Produktion.

Marketing

Websites, Email-Marketing, Social Media Kampagnen.

Wir definieren gemeinsam mit Ihnen die notwendigen Kennzahlen und KPI’s.

Backend

Unsere Data Engineering Experten generieren die richtige Kulisse für dein Reporting.

Mit der Microsoft Produktpalette entwickeln wir Data Warehouses, Data Lakes und Data Lakehouses nach neusten Standards.

Dazu nutzen wir unter anderem:

Azure Data Factory

Azure Data Lake​

Azure Data Bricks

Azure Synapse

Azure SQL

Kom4tec - Icon - Entlastung Datenbanken

SSIS, SSRS

KOM4TEC - Microsoft Fabric Logo

Microsoft Fabric

Zentrales Reporting

Single Point of Truth

Für das Reporting schaffen wir die Basis für leistungsfähige Datenanalysen.

Auf einen Blick

Schaffen sie Visualisierungen, die das Augenmerk auf das wesentliche Lenken.

Übersichtlich

Einfach zu konsumieren und trotzdem aussagekräftig und präzise.

Individuelles Design

Nach neuesten Design Standards und Richtlinien der Corporate Identity – Auf allen Devices!

Enterprise Reporting & Self Service

Ein Ort

Erfüllen Sie Ihre Anforderungen an Self-Service-BI und Unternehmensdatenanalyse auf einer einzigen Plattform.

Teilen

Reports, Apps und Datenmodelle erstellen & teilen. Mit echtem Self Service IT- Ressourcen entlasten.

Gartner Magic Quadrant

Microsoft wird im März 2022 im Gartner® Magic Quadrant™ für Analyse- und Business Intelligence-Plattformen zum wiederholten Mal als Leader eingestuft

Datenverwaltung

Ihre Datenverwaltung in einem individuellen Data Warehouse, basierend auf der Microsoft SQL-Engine.  Mit der Azure Data Factory, Azure Data Lake Storage und Microsoft SQL Servern, stellt Microsoft eine umfassende moderne Data Warehouse Lösung für Unternehmen jeder Größe bereit, egal ob in der Cloud oder On-Premises. 

Von etablierten Techniken wie SSIS und SSAS profitieren und hochmoderne Lösungen wie Azure KI & Machine Learning nutzen.

Effiziente und zentrale Speicherung

Entlastung der operativen Datenbanken

Verminderung der Abhängigkeit von manuellen Prozessen der Datenauswertung

Konsistente Datenbasis für Reportinganwendungen

Konsolidierung und Verdichtung der Daten

Schaffung eines Single Point of Truth

Architektur

Kom4tec - BI Analytics - Backend - Architektur

Azure Data Lakehouse

Azure Machine Learning Architektur

Kom4tec - BI Analytics - Backend - Azure Machine Learning Architektur

Microsoft Fabric

Datenquellen

Beispiele für Power BI Datenquellen

Kom4tec - Azure Logo - BI Analytics Datenquellen

Azure

Kom4tec - Microsoft Excel Logo - BI Analytics Datenquellen

Excel

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salesforce

Kom4tec - Google Analytics Logo - BI Analytics Datenquellen

Google Analytics

Kom4tec - SAP Logo - BI Analytics Datenquellen

SAP

Kom4tec - adobe analytics Logo - BI Analytics Datenquellen

Adobe Analytics

Kom4tec - Asana Logo - BI Analytics Datenquellen

Asana

Kom4tec - github Logo - BI Analytics Datenquellen

Github

Kom4tec - IBM Logo - BI Analytics Datenquellen.png

IBM DB2

Datenquellen

Beispiele für Power BI Datenquellen

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Azure

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Excel

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Kom4tec - Google Analytics Logo - BI Analytics Datenquellen

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Kom4tec - SAP Logo - BI Analytics Datenquellen

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Adobe Analytics

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Github

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IBM DB2