In unserer täglichen Arbeit kommen Kunden immer wieder mit Wünschen auf uns zu, um deren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. So auch in diesem Use Case, in dem einer unserer Kunden, eine große börsennotierte Private-Equity-Gesellschaft, mit der Bitte auf uns zu kam, den Vorgang der “Reisekostenabrechnung” zu digitalisieren. Hier zeigen wir euch, wie wir es gemacht haben.

Die Ausgangssituation


Das Reisekostenformular wurde von den Mitarbeitern unseres Kunden per Hand in eine digitale Excel-Tabelle eingetragen und ausgedruckt. Nach einigen manuellen Genehmigungsschritten von mehreren Personen (Kostenverursacher, evtl. Assistent/in die es für den Kostenverursacher eingetragen haben, Vorgesetzter) in Form von Unterschriften kam das Papierformular in die Buchhaltung. Dort wurden die Daten wieder manuell digital in SAP erfasst und schließlich von der Buchhaltung weiterverarbeitet. So weit, so gut.

Was können wir verbessern?


Als erstes fallen die Wörter "per Hand", "ausgedruckt", "einige manuelle" Genehmigungsschritte und schließlich "wieder manuell" digitalisiert ins Auge. Ausdrucken ist ein vermeidbarer Arbeitsschritt. Jedes ausgedruckte Papier sollte man in der heutigen Zeit überdenken. Die Vorteile? Zeitsparend, kostensparend, Papiere verlegt man schnell mal oder sie bekommen Kaffeeringe und natürlich besser für die Umwelt. Also fangen wir an...
Das Reisekostenformular soll digitalisiert und die Daten automatisch in SAP geschrieben werden. Mitarbeiter und Vorgesetzte sollen per Mail benachrichtigt werden, wenn es etwas digital zum Genehmigen gibt.

So haben wir's gemacht


Bei unserem Kunden haben wir ein komplettes Microsoft-Umfeld vorgefunden. Deshalb wurde unsere Lösung auch nur mit Microsoft Diensten gelöst. Datenerfassung mit PowerApps, Workflows mit Flow und die Datenspeicherung auf einer Azure SQL Datenbank.

Da wir zuvor schon den SharePoint und verschiedenste PowerApps eingesetzt haben, war das somit entschieden den Prozess "Reisekosten" auch mit PowerApps umzusetzen. Die Dateneingabe und -ansicht geschieht mit PowerApps über den SharePoint im Browser. Die App kann somit direkt über SharePoint aufgerufen werden. Die E-Mails werden per Microsoft Flow versendet und die Daten landen am Ende in einer Azure SQL Datenbank. Dort werden sie von dem SAP Dienstleister abgeholt. Die Daten werden von der SQL-Datenbank des Kunden in die SAP-Datenbank geladen.

SQL-DATENBANK FÜR GROSSE DATENMENGEN


Natürlich stellt uns das Entwickeln von neuen Workflows manchmal auch vor Herausforderungen. So bei diesem Projekt geschehen, mit der Verarbeitung der Datenmenge. SharePoint-Listen sind gut für eine schnelle Datenspeicherung, deshalb wurden diese am Anfang verwendet. Im Laufe des Projektes hat sich aber rausgestellt, dass eine ziemlich große Datenmenge aufkommt. Wir sind daher auf eine SQL-Datenbank umgestiegen, da diese große Datenmengen besser verarbeiten und der SAP-Dienstleister die Daten einfacher abholen kann.

Vorteile


Also schauen wir nochmal was alles gemacht wurde:

Der Papierprozess wurde abgelöst, alles läuft digital und automatisiert. Der manuelle Prozess zur Eintragung in SAP wurde abgeschafft. Was hat das schließlich gebracht?

  1. Kein Papierverbrauch mehr → kostensparend und umweltfreundlicher
  2. Alles digital (schneller Zugriff falls man etwas sucht - alles an einem Platz abgelegt)
  3. Einfacher und schneller für alle Mitarbeiter
  4. Große Hilfe für die Buchhaltung
  5. Spart Zeit und Kosten

Fazit


Das erhaltene Feedback des Kunden war durch die Bank positiv, vor allem die Buchhaltung hat sich sehr gefreut :) Ein positives Feedback vom Kunden und sichtbare Verbesserungen freuen uns natürlich am meisten. Neue Lösungswege inspirieren uns für weitere neue Lösungswege für andere Problemstellungen bzw. Prozesse die neu durchdacht werden könnten.