Das neuste Produkt aus der Microsoft Familie ist eine Employee Experience Platform (EXP), gemacht für das digitale Zeitalter. Sie verfolgt das Ziel, Personen und Teams zu so zu unterstützen, jeden Tag das Beste aus sich rauszuholen und die Arbeitszeit effizient zu nutzen.

Einerseits gibt uns das neue und flexible Arbeiten viele Gestaltungsfreiräume, andererseits ist es um so wichtiger in diesem Umbruch, den die neuen Arbeitsweisen mit sich bringen, jeden mitzunehmen. Jeder soll vom digitalen Wandel und auch dem Wissen anderer profitieren können. Denn „Change“ ist eben ein Team Sport und nichts für Einzelkämpfer.

Im Dschungel der Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten ist es die Kür den Überblick zu behalten und Qualität über Quantität zu stellen.
Microsoft Viva kanalisiert und präzisiert die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Personen und ist damit der nächste logische Schritt im Wandel der digitalen Evolution.

Diese vier Bereiche umfasst Microsoft Viva:

• Viva Connections
• Viva Learning
• Viva Insights
• Viva Topics

„Gestalte die neue Arbeitskultur selbst mit“

Der Arbeitsplatz von heute ist integrativ und zugleich personalisiert.
Als Tor zu einer modernen “Work Experience” stellt Viva Connections die Schaltzentrale dar, die relevante Nachrichten, Unterhaltungen und andere Ressourcen zusammenführt.
Wie der Name schon sagt, geht es um Verbindung und um den Austausch – sowohl von Kolleginnen und Kollegen, als auch von Informationen.

Nicht nur das effiziente Vermitteln von Informationen steht im Mittelpunkt, auch das Mitgestalten wird gefördert.
Bei der Vielzahl an Kommunikationskanälen, die uns mittlerweile zur Verfügung stehen, heißt es, die Informationsflut sinnvoll zu bündeln, wichtige Infos leicht zugänglich zu machen bevor sie verloren gehen.

Viva Connections liefert einen einheitlichen, personalisierten Feed, in dem Mitarbeiter:innen von praktisch überall aus Neuigkeiten entdecken und zur Konversation beitragen können. Inhalte aus beliebten Microsoft 365-Apps wie SharePoint, Yammer oder Microsoft Stream, können so in einem einzigen Feed veröffentlicht werden.
Audience-Targeting hilft dabei, bestimmte Abteilungen, Regionen oder Job-Rollen innerhalb des eigenen Unternehmens zu erreichen.
Mit Eigenschaften wie “immer oben”, “bis gelesen” und “X Anzahl der Impressionen” gekennzeichnet, sorgen “Boost”-Funktionen zudem für genügend Aufmerksamkeit.

Ganz nach dem Motto: Erfolgreich sind diejenigen, die kollektiv Beiträge ihrer Mitarbeiter:innen teilen und darauf aufbauen. Jeder soll sich beteiligen, sein Wissen teilen, so dass alle anderen von der Perspektive und Expertise des einzelnen profitieren können.

Angepasst an die Ressourcen verschiedener Mitarbeitergruppen, wie z. B. Frontline Workern, deren Zeit zum Konsumieren von Inhalten oft auf ihre Pausen beschränkt ist, vermitteln konfigurierte Dashboard einen umfassenden Überblick. Das zielgruppenspezifische Informieren lässt so mehr Fokus auf die eigentlichen Kernaufgaben zu.

Das Verwenden vertrauter Microsoft-Technologien erweitert den Spielraum von Low-Code-Lösungen wie Microsoft Power Apps bis hin zu benutzerdefinierten Lösungen mit SharePoint Framework (SPFx) und Adaptive Cards. Auch Partner-Apps von Drittanbietern können eingebunden werden.

Unterstützt durch SharePoint können so bestehende Lösungen optimiert werden:

• Erweiterung der SharePoint Intranet-Inhalte in Microsoft Teams, einschließlich Home-Site
• Ausrichtung der Inhalte basierend auf den bestehenden Azure Active Directory-Gruppen
• Anpassung der Dashboards mit Power Apps, SPFx und den Lösungen von Drittanbieter-Tools, die bereits im Unternehmen eingesetzt werden
• Aggregation von Nachrichten und Unterhaltungen aus SharePoint und Yammer
• Förderung des Engagements in Yammer-Communities, um Mitarbeiter-Ressourcengruppen, Wissensaustausch und Führungsinitiativen zu unterstützen
• Pinnen von Dateien und Videos aus OneDrive und Microsoft Stream

“Mache Lernen zu einem natürlichen Teil deines Arbeitsalltags”

Mit dem Fokus auf das Lernen und die Weiterentwicklung der Mitarbeiter:innen, stellt Viva Learning die Anlaufstelle für das Entdecken, Teilen und Zuweisen von Lerninhalten dar. Neben den unternehmensspezifischen Inhalten kann LinkedIn Learning, Microsoft Learn und Inhalte von 3rd Party Tools verknüpft werden.
Microsoft arbeitet mit Partnern aus dem gesamten Lern-Ökosystem zusammen, um Inhalte von führenden Drittanbietern wie Skillsoft, Coursera, Pluralsight und edX zu integrieren. Die Anbieter von Lernmanagementsystemen Cornerstone OnDemand, Saba und SAP SuccessFactors haben ebenfalls angekündigt, sich bei der Integration mit Viva Learning anzuschließen.
Microsoft verspricht hier einen nahtlosen Zugriff auf die Inhalte dieser Anbieter von Lernmanagementsystemen. Auch die Veröffentlichung von APIs ist im Laufe des Jahres geplant, um noch mehr Content-Verknüpfungen zu schaffen.

Viva Learning erweitert die Funktionen von Microsoft Teams, ermöglicht Schulungen in Chats, Kanälen und Tabs zu organisieren und zu teilen. Eben genau da, wo Teams täglich zusammenarbeiten.
Erkenntnisse aus dem Microsoft Graph machen es dem User zudem leichter, sich das Wissen anzueignen, das er braucht.
Neben dem Anzeigen relevanter Lerninhalte über die Suche, zeigt Viva Learning empfohlene Inhalte in einer personalisierten Ansicht an.
Viva Topics, das Inhalte in Themen organisiert, um Mitarbeiter:innen mit Informationen und Fachwissen zu versorgen, wird außerdem Lernvorschläge innerhalb des Themencenters anbieten, gemeinsam mit anderen Wissensressourcen

“Sorge dich um das Wohlbefinden deines Teams und du steigerst deinen Erfolg.”

Ein Jahr des “hybriden Arbeitens” liegt bereits hinter uns und bereits jetzt steht fest. Das Experiment geht weiter. Auch zukünftig wird die Arbeit vieler dank des digitalen Fortschritts ortsungebunden durchgeführt werden können.
Einerseits vorteilhaft, sich seinen Arbeitsalltag flexibler gestalten zu können, sollte andererseits das reduzierte soziale Miteinander nicht vergessen werden. Der gemeinsame Erfolg und die Produktivität steht und fällt mit dem Wohlbefinden des Teams.
Eine Studie des Massachusetts Institute of Technology belegt: Steigt das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen, steigt auch der Profit des Unternehmens und innovativer sind die Kolleg:innen außerdem.

Wichtig dabei ist natürlich der Schutz der Privatsphäre.
Persönliche Einblicke sind nur für den Einzelnen sichtbar. Für Manager- und Leader-Insights können sich Kunden auf Schutzmaßnahmen wie Anonymisierung, Aggregation oder differenzierten Datenschutz zurückgreifen.

Die Viva Insights App kann bereits in Teams installiert werden.
Ein erstes Set von persönlichen Einblicken ist in der öffentlichen Vorschau für Benutzer auf Microsoft Exchange Online verfügbar.
Manager- und Leader-Insights sind in der öffentlichen Vorschau für lizenzierte Workplace Analytics-Kunden verfügbar.

Ein neues Dashboard, das bereits in der öffentlichen Vorschau verfügbar ist, ermöglicht es Unternehmen, anonymisiertes und aggregiertes Mitarbeiterfeedback von LinkedIns Glint – “wie sich die Menschen fühlen” – mit anonymisierten und aggregierten Kollaborationsdaten von Viva Insights – “wie die Menschen arbeiten” – zu kombinieren.

Führungskräfte können so genauer erkennen, wo Teams Probleme haben, proaktiv die Arbeitsnormen anpassen und dann die Auswirkungen dieser Änderungen im Laufe der Zeit quantifizieren.
Das Dashboard ist in einer öffentlichen Vorschau für gemeinsame Workplace Analytics-Glint Kunden verfügbar.
Workplace-Analytics-Kunden können mit Hilfe eines Open-Source-Repositorys von Funktionen eine tiefgreifende Analyse starten und die Ergebnisse dann mit Hilfe von vorgefertigten Visualisierungen und interaktiven HTML-Berichten einfach teilen.

Das Erlebnis “Stay Connected” hilft Mitarbeiter:innen, Beziehungen zu wichtigen Personen ihres Netzwerks zu pflegen und zu stärken. So kann die Zeit für regelmäßige persönliche Treffen priorisiert werden und Anfragen, die über E-Mails, Chats und gemeinsam genutzte Dokumente von einem zentralen Punkt verfolgt werden. Gerade bei zunehmend virtueller Kommunikation stellt das einen großen Mehrwert dar.

Darüber hinaus macht es die “Protect Time”-Erfahrung den Anwender:innen leicht, Fokuszeit zu planen, um ungestört zu arbeiten und einer Flut an Meetings vorzubeugen.

Auch hier gilt: Diese gewonnenen Einblicke für die Einzelpersonen sind komplett privat. Die aus E-Mails, Meetings, Anrufen und Chats zusammengefassten Daten sind nur für die jeweilige Person zugänglich.

Ob ein virtueller Pendelweg, der Menschen hilft, ihren Arbeitstag achtsam zu beenden, Check-Ins, die dabei helfen, innezuhalten und den Tag zu reflektieren oder die Verbindung zu Headspace, um Meditations- und Achtsamkeitserfahrungen in den Alltag zu integrieren. Wir dürfen uns auf Einiges freuen, was unseren Wohlfühlmodus beschwingt.

Tipps für Best Practices helfen Manager:innen dabei, Herausforderungen zu identifizieren und gleichzeitig unterschiedlichen Arbeits- und Flexibilitätsbedürfnisse des Teams zu berücksichtigen.

Das ist außerdem geplant:

• Team-Aktionspläne für Führungskräfte mit Fokus auf Priorisierung und Produktivität. Plus einer Funktion, um Teamziele besser bewerten zu können
• Auch auf ein verbessertes Teamzugehörigkeits-Gefühl wird abgezielt, das in Verbindung zu eine erhöhten Arbeitszufriedenheit steht.

Microsoft Viva ist bereits in der Vorschau verfügbar.
Sicherheitsvorkehrungen wie Datenaggregation und Anonymisierung schützen auch hier die Privatsphäre.

Glint ist eine People Success Platform, die 2018 von LinkedIn übernommen wurde. Sie nutzt Echtzeit-Personaldaten, um Unternehmen dabei zu helfen, das Engagement ihrer Mitarbeiter:innen zu steigern und deren Entwicklung voranzutreiben.
Außerdem macht der tiefere Einblicke in Gint die Analyse von z.B. Kommentaren, basierend auf Metriken wie die wöchentliche Zusammenarbeitsstunden, Dauer der Arbeitswoche und Zeit für persönliche Gespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter:innen, möglich.
Glint Smart Alerts nutzt die Daten, um potentielle Gefahren wie Bournout zu identifizieren und dem frühzeitig entgegenzuwirken, bevor sich Mitarbeiter:innen für einen Jobwechsel entscheiden.

Verfügbar ist das Dashboard bereits für gemeinsame Kunden von Glint und Workplace Analytics als Teil von Viva Insights.

Microsoft Viva Insights nutzt Daten aus Microsoft Teams, Outlook und weiteren Microsoft 365-Apps und -Dienste. Auch zu Daten aus anderen Collaboration-Tools wie Zoom, Slack, Workday und SAP SuccessFactors besteht eine Schnittstelle.

„Verwandle Inhalte in Wissen“

Viva Topics baut auf den Microsoft 365-Apps und -Inhalten auf. Grundlage sind zum einen die Tools, die der User täglich nutzt und zum anderen seine Verbindungen zu Kolleginnen und Kollegen. Die KI dahinter verknüpft die Daten in den Systemen automatisch mit Inhalten und Fachwissen zu verwandten Themen, wie z. B. Projekte, Produkte, Prozesse und Kunden.

Zukünftige wird Viva Topics auch Informationen von außerhalb der Microsoft 365 Cloud integrieren können. Mit Hilfe von Graph-basierten Inhaltskonnektoren, die sowohl von Microsoft als auch von Partnern erhältlich sind. So kann das Wissen aus mehr als 130 Datenquellen wie Salesforce, ServiceNow, MediaWiki und Microsoft Azure Diensten integriert werden. APIs, um die Entwicklung eigener Konnektoren zu erleichtern, soll es auch geben.

Wenn Microsoft Viva Themen entdeckt, erscheinen diese als Vorschläge im Themencenter, das dann auch von Microsoft Teams oder SharePoint aus aufgerufen werden kann.
Hier kann der User durch den Microsoft Graph personalisiert, für ihn empfohlene Inhalte entdecken, basierend auf Themen, denen er folgt oder die er verwaltet.

Vorgeschlagene Inhalte und Themen unterliegen einer Datenschutzkontrolle. Nutzer:innen können nur die Inhalte sehen, auf die sie bereits Zugriff haben. Relevanz und vorgeschlagene Personen basieren auf Signalen aus dem Graph. Hierzu zählen Aktivitäten wie das Verfassen eines Dokuments. Personen können steuern, mit welchen Themen sie in Verbindung gebracht werden möchten. Passive Aktivitäten wie das Lesen eines Dokuments sind hingegen von der Relevanzberechnung ausgeschlossen.

Gibt es bereits mehr Content zu Themen, werden Begriffe hervorgehoben angezeigt. Diese
Hervorhebungen weisen auf sogenannte Themenkarten hin. Themenkarten bieten Wissen im Kontext und innerhalb der verwendeten Anwendung. Die Karten fassen das Thema mit alternativen Namen, Definitionen, Experten und empfohlenen Ressourcen zusammen.

Insbesondere für neue Mitarbeiter:innen ist dies eine enorme Erleichterung im Onboarding Prozess, da die Bedeutung gerade interner Begrifflichkeiten unklar sind.
Und Viva Topics ist in andere Microsoft-Anwendungen integriert, wie SharePoint und Microsoft Search. Topic Highlights werden im Laufe des Jahres 2021 außerdem auch in Microsoft Teams, Outlook und andere Microsoft 365-Apps zu finden sein.
Auch die Microsoft Suche wird mit Topics verbessert. Bezieht sich die Suchanfrage auf ein Thema, wird die Themenkarte als primäre Antwort zurückgegeben.
Expertenwissen wird zu Benutzerprofilen hinzugefügt und auf Personenkarten in ganz Microsoft 365 angezeigt.

Innerhalb des Themencenters können die sogenannten Wissensmanager dann vorgeschlagene Themen überprüfen und entscheiden, ob sie genehmigt oder entfernt werden sollen. Auch die Interaktionen und Feedback kann überprüft werden, um Verbesserungspotentiale auszuschöpfen.
Im Bereich Topics sind Sicherheit, Datenschutz und die Compliance, wie man es von Microsoft 365 und dem Microsoft Graph kennt, geboten. Nutzer:innen haben nur Zugriff auf die Themen, für die sie eine Berechtigung haben.

Darüber bieten Themenseiten unter anderem einen umfassenden Überblick:

• Alternative Namen
• Definitionen
• Empfohlene und vorgeschlagene Personen
• Empfohlene und vorgeschlagene Inhalte
• Verwandte Seiten und Teams
• Karte mit verwandten Themen
• Optionale Webpart-Integration, wie z. B. Yammer-Communities

Mit der Zeit wird dann auch die menschliche Expertise mit der KI kombiniert, um die Qualität des geteilten Wissens zu verbessern.

Microsoft versucht nahezu alles, um auch die zwischenmenschlichen Verbindungen in Zeiten von Remote Work zu stärken. Denn genau das ist der Schlüssel zu Engagement und damit letztlich zum gemeinsamen Erfolg.

Stay Tuned!