Das Intranet ist die zentrale interne Wissensplattform eines Unternehmens, um über News, Organisatorisches oder auch Prozesse zu informieren. Einheitlich und über das ganze Unternehmen hinweg. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße unerlässlich, verbindet es Corporate Design mit einem Social Intranet und bildet damit die Zentrale für Corporate Communications.

Rasmus Hoppe, IT Spezialist ‘Modern Workplace’ bei Lekkerland verrät, was die größten Herausforderungen dieses Projektes waren und gibt Tipps für alle, die vor solch einem Wandel stehen.

Lekkerland - Your most convenient partner


Unser Kunde Lekkerland ist Spezialist für den Unterwegskonsum, betreut allein deutschlandweit rund 61.300 Verkaufspunkte und erwirtschaftete im Jahr 2019 mit seinen 2.750 MitarbeiterInnen einen Umsatz von rund 6,7 Mrd. Euro.

Um unterwegs auch alle MitarbeiterInnen mitzunehmen und über Veränderungen innerhalb des Unternehmens zu informieren, ist das Intranet als zentrale Anlaufstelle ideal. Nicht nur die Kunden werden optimal versorgt, Lekkerland ist auch intern innovationsfreudig unterwegs.

Erst Ende 2019 bekam das Lekkerland Unternehmensportal MoverNet ein face-lift. Neues Design. Verbesserte Navigation. Intuitiver.
Die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Lekkerland und der KOM4TEC startete schon 2013 – noch On-Premises.

Die Migration in die Cloud ist mittlerweile abgeschlossen und Hand in Hand mit der IT-Abteilung von Lekkerland haben wir diesen Change-Prozess begleitet. In ständigem Austausch und mit konstruktivem Feedback, auch von den Tochterunternehmen im europäischen Ausland, wurde dem Lekkerland Intranet mehr als nur ein optisches Upgrade verpasst.


Das Intranet ist ein großes Thema in nahezu jedem Unternehmen. Gerade deshalb empfehle ich die SharePoint basierte Umsetzung zumindest anzuschauen und in Betracht zu ziehen – insbesondere, wenn sich das Unternehmen bereits im Microsoft 365 Ökosystem befindet und damit arbeitet. Den Mehraufwand mit eigens programmierten oder 3rd Party Lösungen kann man sich sparen und gleichzeitig von vorhandenen Mitteln und Wegen profitieren.“
– R. Hoppe

Grenzen gilt es zu überwinden - Gemeinsam


Die Struktur des Systems basiert auf SharePoint Online. Auch wenn dieses Werkzeug zahlreiche standardisierte Webparts bietet und damit viel gestalterischen Freiraum lässt, kann man an Grenzen stoßen. Dies kann die Anforderung an komplexe Berechtigungsstrukturen oder standortbezogene Redaktionsbereiche sein. Doch Standard ist nicht gleich Standard und Ziel ist es die Anforderungen umzusetzen und das in erster Linie mit den Funktionen, die SharePoint bietet. Mit den Bordmitteln von SharePoint kann vieles sehr gut umgesetzt werden und damit unnötiges Programmieren vermieden werden. In der digitalen Welt ist die Reaktionszeit entscheidend.


Der ständige Wandel zeigt, wie viel es wert ist, einen unkomplizierten Partner mit schnellen und kompetenten Lösungsvorschlägen an der Seite zu haben.“
– R. Hoppe

Standardisiert und flexibel, international und doch zentral



Eine der größten Herausforderungen ist es, die Länder alle unter einen Hut zu bringen, den Spagat zwischen einheitlichen und länderspezifischen Anforderungen zu schaffen.“
– R. Hoppe

Neue Key Features und die Modern Pages, die von Microsoft 2019 zur Verfügung gestellt wurden, haben uns bei der Verwirklichung des Unternehmensportals in die Karten gespielt. Wichtig war es Lekkerland, den Change für alle MitarbeiterInnen so einfach wie möglich zu machen. Ein gewisser Wiedererkennungswert zur bisherigen Umgebung soll dabei helfen, sich zurecht zu finden.

Zielgruppenspezifische, automatische Newsfeed-Aggregation

Einer der wohl größten Mehrwerte erhalten die MitarbeiterInnen von Lekkerland über den Newsfeed. Die Informationsquelle über alles Wissenswerte ist flexibel verankert und bietet viele Extras.

  • Unterscheidung in international, national, standortbezogen und hervorgehobene ManagementNews.
  • Aus der jeweiligen Informationsquelle gezogen, werden die News für den jeweiligen Anwender auf der Startseite des Intranets auf einen Blick angezeigt.
  • Auch eine positionsbezogene Ausgabe der News ist vorhanden. Systemseitig wird geprüft, was der User sehen darf.
  • Die News können aus allen Quellen durchsucht und mittels der jeweiligen User-Berechtigung gefiltert werden.

MoverNet Look and Feel


Ein gelungenes Look and Feel ist vor allem für die User ein wichtiger Aspekt. Ist das Unternehmensportal visuell nicht ansprechend oder intuitiv genug aufgebaut, wird es sicherlich von dem ein oder anderen nicht als Mehrwert gesehen und demensprechend auch nicht genutzt. Ein responsive Design stellt nur einen der Bausteine dar.

Hub Sites
Länderspezifischer Hub (NL, Belgien, Deutschland, Spanien) mit differenzierter Navigation und Mehrsprachigkeit. Je nach Anforderung können über den zentralen Hub flexible Erweiterungen vorgenommen werden. Einheitlich und doch flexibel.

Redaktionsbereich
Auf Basis einer SharePoint Liste mit Berechtigungselementen haben die Redakteure schnellen Zugriff auf ihre regelmäßigen Aufgaben und sehen dabei nur das was sie sehen dürfen, abhängig von Standort und Verantwortlichkeit.

Pop Up Videos
Für besondere Anlässe oder Content, den jeder sicher erreichen soll, können auch Videos nicht nur als Webpart, sondern in Form eines Pop Ups eingebunden werden.

Standortspezifische Info-Seiten pro Land
Diese sind mit einer automatischen Standortzuweisung und zusätzlicher Aufteilung nach Abteilungen versehen.

Jobs Site
Mit einer Schnittstelle zur Lekkerland Jobbörse, kann diese auch in SharePoint genutzt und in mymovernet abgefragt werden.

Gezielte Kommunikation ist der Schlüssel


Es gibt noch einige gute Beispiele wie Lekkerland die Vielfalt von SharePoint nutzt, um alle MitarbeiterInnen mit den notwenigen Informationen zu versorgen. Immer darauf bedacht, das zu kommunizieren, was in irgendeiner Weise einen Mehrwert liefert. Gezielt und kompakt.

Mit dem Hinzufügen eines neuen Bereichs auf der Kommunikationsplattform konnte in der Ausnahmesituation durch COVID-19 schnell reagiert und ein stetiger Informationsfluss gewährleistet werden. Versehen mit Quicklinks kann beispielsweise auch auf externe Webseiten verlinkt werden, um alle Informationen zu bündeln ohne zusätzlichen Content zu generieren.

Fazit


Der Aufbau einer Corporate Communication Site, dem Intranet, erfordert eine kontinuierliche Kommunikation, Kompetenz und sicherlich auch den einen oder anderen Kompromiss, um mehr pragmatisch als perfekt zu sein. Vor allem aber auch Teamwork.
Erfolgsentscheidend für die Integration eines Intranets ist der richtige Einsatz. Lekkerland ist hierfür ein absolutes Vorzeigebeispiel. Sie informieren nicht nur, sondern binden das ganze Team beispielsweise über Kommentarfunktion und die Like-Möglichkeit mit ein. So wird Feedback erhalten, synergetische Effekte geschaffen und die Motivation erhöht.
Während der jahrelangen partnerschaftlichen Zusammenarbeit zwischen Lekkerland und KOM4TEC wurde bereits vieles erreicht und sie zeigt uns immer wieder, wie wir aufs Neue NEW WORK neu denken und umsetzen können.


Die vielfältigen Stimmen der User bei der Umsetzung miteinzubeziehen ist ausschlaggebend für einen erfolgreichen Change im Bereich der Corporate Communication. Der Kompromiss der Perfektion liegt hier im Pragmatismus. Einfache und intuitive Klickwege sind letztlich entscheidend für die aktive Nutzung des Intranets.”
– R. Hoppe