AUSGANGSSITUATION


Vor der App erfolgte die Eingabe der Leistungsnachweisen und auch Projektbuchungen über unser Intranet und SharePoint-Listen. Der Wunsch nach mehr Mobilität war da, damit unsere vielreisenden Mitarbeiter von unterwegs über das Smartphone ihre Leistungsnachweise oder Projektbuchungen möglichst einfach und zeitnah erledigen konnten.

UMSETZUNG


Über die neuentwickelte App können also Projektbuchungen, sowie eine Zeiterfassung der Mitarbeiter vorgenommen werden. Erfasste Daten werden dafür in einer AZURE SQL Datenbank gespeichert. Die App hat zwei Masken, eine Eingabemaske für Mitarbeiter und eine Administrationsmaske. Über einen zweistufigen Freigabeprozess können die erfassten Daten für den Abrechnungsprozess gesteuert und von der Buchhaltung freigegeben werden. Durch den Einsatz von Power BI werden die Daten in Auswertungen grafisch dargestellt und unsere Buchhaltung kann anschließen ganz einfach (wenn jeder pünktlich seine Eintragungen vorgenommen hat) Rechnungen schreiben.

EINGABEMODULE


Über das Eingabemodul ist es Mitarbeitern möglich in new. einen neuen Leistungsnachweis zu erstellen und über multi. hingegen ist eine Multierfassung möglich, also mehrere Leistungsnachweise auf einmal, wenn sie zum Beispiel vom Typ her ähnlich sind. Bei my. erhält der Mitarbeiter eine Übersicht aller seiner eingetragenen Leistungsnachweisen mit Filter- und Bearbeitungsmöglichkeiten. Das Modul Stammdaten ist nur für Administratoren und für den Rest der Mitarbeiter nicht sichtbar. Alle vier Module schauen wir uns gleich noch etwas genauer an.

NEW.


Um einen Leistungsnachweis zu erfassen müssen folgende Felder im Eingabemodul Neuer Leistungsnachweis ausgefüllt werden: Das Datum in einem praktischen Kalender, über ein Drop-Down-Menü den Kunden, Auftrag und falls nötig auch einen Unterauftrag. Stunden unterscheiden wir in berechenbare und nicht berechenbare, also in Stunden, die an einen Kunden weiterberechnet werden können und Stunden, die nicht in Rechnung gestellt werden können. Eine Beschreibung der Leistung ist noch nötig, also was wurde vom Mitarbeiter gemacht. Falls Reisezeit angefallen ist kann diese auch eingetragen werden. Jeder Mitarbeiter sieht nur die für ihn relevanten Kunden bzw. Aufträge.

Administratoren bzw. alle Vorgesetzte können bei uns auch Leistungsnachweise für ihre Mitarbeiter erfassen. Diese können außerdem Mitarbeiter zu Aufträgen bzw. Kunden zuordnen.

MULTI.


Die Multierfassung ermöglicht dem Mitarbeiter eine schnelle Eingabe mehrerer Leistungsnachweiseinträge in tabellarischer Form. Einzelne Einträge (Zeilen) können mit dem Pfeil nach unten ganz leicht dupliziert werden. Das Datumsfeld ist mit dem jeweils heutigen Datum vorbelegt, kann aber geändert werden. Danach wählt man über das Drop-Down-Menü den Kunden, Auftrag und Unterauftrag aus (wenn vorhanden). Auch hier gibt es eine Differenzierung der Stunden in berechenbar im grünen Feld und nicht berechenbare im roten Feld. Die Reisezeit kann, wenn angefallen im weißen Stundenfeld eingetragen werden.

MY.


Im Modul my. findet der Mitarbeiter eine Übersicht aller erfassten Leistungsnachweisen. Je nach Rolle können Teamleiter auch die Leistungsnachweise ihrer Mitarbeiter einsehen bzw. Projektleiter die Leistungsnachweise ihrer Projekte. Im oberen Bereich der Übersicht befinden sich einige Filterfunktionen der Leistungsnachweise. Hier kann nach Kunde, Auftrag oder Monat gesucht werden.

Freigabe


Die App bietet die Möglichkeit einen einstufigen oder einen zweistufigen Freigabeprozess, für Leistungsnachweise, durchführen zu können.

Stammdaten


Über das Stammdatenmodul können die Aufträge, Auftragsgruppen sowie Tagessätze von den Administratoren erfasst werden. Außerdem ist über pdf. eine Ausgabe aller monatlichen Leistungsnachweisen als PDF möglich.

Data


Über data. können die Stammdaten also Auftragsgruppen, Aufträge, Unteraufträge sowie Tagessätze der einzelnen Mitarbeiter von den Administratoren erfasst werden. Hier erfolgt auch die Zuordnung der Mitarbeiter zu Aufträgen. Durch die Zuordnung können die Mitarbeiter ihre Leistungsnachweise auf den entsprechenden Auftrag erfassen und bekommen auch nur „ihre“ angezeigt und müssen nicht aus allen Aufträgen des gesamten Unternehmens auswählen.

PDF.


Bei der Erstellung des monatlichen Leistungsnachweises müssen folgende Felder ausgewählt werden: Der Kunde, Auftrag und der gewünschte Monat.

In den monatlichen Leistungsnachweis gehen nur Leistungsnachweise ein, die vom Teamleiter bzw. Projektleiter freigegeben wurden. Die erstellten Leistungsnachweise können automatisch in einer SharePoint-Dokumentbibliothek abgelegt werden.

Daten


Die erfassten Daten werden in einer SQL Datenbank gespeichert.

AUSWERTUNG DER DATEN ÜBER POWER BI


Über eine Auswertung der Daten über Power BI können die Umsätze der einzelnen Mitarbeiter ausgewertet werden. Weiter können Budgets der einzelnen Aufträge überwacht werden. Die Zahlen auf dem Umsatzbericht-Dashboard sind natürlich fiktiv ;)