Am 10.06. hat NEOTECHNIK als eine der ersten Unternehmen in Bielefeld ein Impfzentrum eröffnet und konnte damit der gesamten Belegschaft ein Impfangebot machen. Bereits an Tag 1 konnten 54 Personen geimpft werden.


Die Microsoft Apps Forms und Bookings haben einen unglaublichen Mehrwert bei der schnellen Organisation und Inbetriebnahme des Impfzentrums geliefert. Wie von den Microsoft Anwendungen gewohnt, sind sie intuitiv und einfach zu bedienen.“
– Stephan Kuhlke, Leiter Inhouse Consulting / IT bei NEOTECHNIK

Die Vorbereitungen


Um im Betrieb ein Impfzentrum eröffnen zu dürfen, müssen zahlreichen Auflagen eingehalten werden. Beispielsweise müssen ausreichend Räumlichkeiten mit einer notwendigen Mindestgröße bereitgestellt werden, Ersthelfer:innen müssen vor Ort sein und der Ablaufplan muss strikt eingehalten werden. Vorab muss auch die Terminvergabe organisiert werden. Eine klare Taktung inkl. transparenter Informationsbereitstellung ist hier ausschlaggebend – und bringt damit Microsoft Bookings ins Spiel.
Mit dem Einsatz der Microsoft 365 Suite steht NEOTECHNIK auch Bookings zur Verfügung. Das webbasierte Tool mit Buchungskalender, der in Outlook integriert ist, stellt die reibungslose Terminvergabe beim Linde Händler in Bielefeld sicher.

Interessensabfrage mit Forms


Bevor sich NEOTECHNIK für das interne Impfzentrum entschieden hat, wurde initial das Interesse am Impfangebot bei der Belegschaft abgefragt. Anonym versteht sich. Mit der Anwendung Forms bietet Microsoft auch hier eine im Standard verfügbare, integrierte Lösung, mit der einfach und schnell Umfragen generiert werden können.
Das Interesse war groß und somit wurden mit einer zweiten Forms Umfrage die Mitarbeiter:innen identifiziert, die eine Inhouse-Impfung erhalten wollten.

So simpel die Erstellung von Umfragen in Forms ist, so differenziert können im Gegensatz dazu die Einstellungen, was das Sammeln der Antworten betrifft, vorgenommen werden.

Die Impfwilligen sind identifiziert und der Buchungsprozess via Bookings kann beginnen.

Terminbuchung via Bookings


Auf der Bookings Buchungsseite werden Richtlinien festgelegt, wie die Länge der buchbaren Zeitslots und die Vorlaufzeit. E-Mail-Benachrichtigungen für neue Buchungen können aktiviert werden. Die Verfügbarkeit kann allgemein oder auf Personenebene definiert werden.
Die separat hinterlegten Dienste, welche der Kunde/die Kundin oder in diesem Fall Mitarbeiter:in buchen kann, können bei Bedarf auch mit einer Beschreibung, einem Teams-Einwahllink und Preis ergänzt werden. Benutzerdefinierte Felder können verwendet werden, um zusätzliche Informationen abzufragen.

Mit dem Hinzufügen der E-Mail-Erinnerung werden Kund:innen/Mitarbeiter:innen zu einem gewünschten Zeitpunkt an den bevorstehenden Termin erinnert.
Wird ein gebuchter Termin von der jeweiligen Person storniert, so wird auch das erfasst und der Termin entsprechend aus den Kalendern entfernt.
Wie man es von Microsoft Anwendungen gewohnt ist, sind individuelle Anpassungen sowohl in Forms, als auch in Bookings im Sinne des Corporate Design möglich. Das Logo kann hinzugefügt und eine Akzentfarben integriert werden.

Sind die Einstellungen vorgenommen, kann die Buchungsseite veröffentlicht werden und der Impftermin kann bequem ausgewählt und gebucht werden.

Mit dem Einsatz digitaler Tools den Schutz der Gesundheit unterstützen


Am Ende des Tages werden die Buchungsaktivitäten, sprich eine Übersicht der geimpften Personen als Liste aus Bookings nach Excel exportiert, mit der entsprechenden Chargennummer der Impfung versehen und an das Robert Koch Institut RKI übermittelt.

Das Fazit nach dem ersten Tag war durchweg positiv. Zum einen aufgrund der strukturierten Planung und Durchführung seitens der Mannschaft von NEOTECHNIK, wie der Betriebsärzte:innen, der Ersthelfer:innen und das Organisationsteam. Zum anderen haben aber auch die Nutzung der integrierten Standardtools von Microsoft ihren Teil zum erfolgreichen Startschuss des Bielefelders Impfzentrums bei NEOTECHNIK beigetragen. 54 Mitarbeiter:innen konnten am ersten Tag im 5 Minuten-Takt sicher und reibungslos geimpft werden.