Lesezeit: 8 min

Vor einer Weile haben wir euch in unserem Blog das Windows Fall Creators Update vorgestellt. Damals haben uns die neuen Features für OneDrive schon auf den ersten Blick gut gefallen, in unserem Feature of the Week gehen wir nun in die Tiefe und erklären ein bisschen genauer was man mit OneDrives Files On-Demand machen kann.

Was ist OneDrive?


OneDrive ist ein Filehosting-Dienst oder auch Cloudspeicherdienst von Microsoft. Er speichert erstellte Dateien automatisch in der Cloud. Somit ermöglicht er von anderen Geräten aus darauf zuzugreifen und diese bearbeiten zu können. Dateien, Ordner und Fotos können auch mit Anderen geteilt und zusammen in Echtzeit daran gearbeitet werden. Keine USB-Sticks oder E-Mails mit großen Anhängen mehr.

Was sind Files On-Demand?


Mit der Files On-Demand-Funktion für OneDrive, kann auf alle Dateien zugegriffen werden, ohne dabei Dokumente, Bilder und andere Dateien auf den PC herunterladen zu müssen.  Die nur online verfügbaren Dateien oder Dateien, die nicht auf dem PC heruntergeladen wurden, nehmen auf dem PC keinen Platz ein. Die Online-Only-Dateien lassen sich mit dem Wolkensymbol leicht identifizieren, wie im folgenden Bild zu sehen. Auch wenn man offline ist, werden Online-Only-Dateien angezeigt. Es ist nur so, dass man sie im Offline-Modus nicht öffnen und bearbeiten kann. Für die Arbeit offline z.B. im Flugzeug (WLAN gibt es neuerdings aber auch da schon) ist es jedoch möglich, die Dateien mit denen gearbeitet werden soll, vorab herunterzuladen. Kurz gesagt, mit der OneDrive Files On-Demand-Funktion kann man direkt aus seinem Windows 10-Datei-Explorer auf Dateien in OneDrive zugreifen, ohne sie herunterzuladen.

Was hat sich mit dem Update in OneDrive geändert?


Seit dem Windows Fall Creators Update kann man nun direkt im Windows 10-Datei-Explorer sehen welche Dateien in der OneDrive-Cloud gespeichert sind, ohne die Dateien vorher herunterladen zu müssen. Benutzer können jetzt auswählen, ob sie Dateien zwischen OneDrive und ihrem Gerät synchronisieren oder Dateien und Ordner nur auf OneDrive speichern wollen. Dateien aus OneDrive müssen nun nicht mehr zwingend auf die lokale Festplatte synchronisiert werden, sie können also auch „nur“ Online verfügbar sein. Das Ganze ist nun auch vollständig im Windows-Explorer integriert. Über das Kontextmenü im Windows-Explorer kann man Dateien (ähnlich wie in der iOS App) Offline verfügbar machen oder bereits synchronisierte Dateien über „Speicherplatz freigeben“ wieder von der lokalen Festplatte löschen und wieder als nur online verfügbar machen. Außerdem wurde die Usererfahrung mit der Cloud-Speicherung und –Synchronisierung vereinfacht und die Netzwerkauswirkung der Synchronisierung im Unternehmensnetzwerk gesenkt.

Dateien können im Datei-Explorer diesen Status haben:



Nur online verfügbare Dateien belegen auf dem PC keinen Speicherplatz. Für jede nur online verfügbare Datei wird im Datei-Explorer ein Cloudsymbol angezeigt, aber die Datei wird erst auf das Gerät heruntergeladen, wenn sie geöffnet wird. Online verfügbare Dateien können nicht öffnen, wenn das Gerät nicht mit dem Internet verbunden ist.


Lokal verfügbare Dateien: Wenn eine nur online verfügbare Datei geöffnet wird, wird sie auf das Gerät heruntergeladen und ist lokal verfügbar. Eine lokal verfügbare Datei kann jederzeit geöffnet werden, auch ohne Zugriff auf das Internet. Wenn mehr Speicherplatz benötigt wird, kann die Datei wieder in “online verfügbar” geändert werden.


Immer verfügbare Dateien: Nur Dateien, die als “Immer auf diesem Gerät speichern” markiert werden, verfügen über den grünen Kreis mit weißen Häkchen. Diese Dateien werden auf das Gerät heruntergeladen und belegen Speicherplatz, aber sie sind immer verfügbar, auch wenn offline gearbeitet wird.

Speicherplatz unlimited auf allen Geräten


Seit dem Windows Fall Creators Update kann man nun direkt im Windows 10-Datei-Explorer sehen welche Dateien in der OneDrive-Cloud gespeichert sind, ohne die Dateien vorher herunterladen zu müssen. Benutzer können jetzt auswählen, ob sie Dateien zwischen OneDrive und ihrem Gerät synchronisieren oder Dateien und Ordner nur auf OneDrive speichern wollen. Dateien aus OneDrive müssen nun nicht mehr zwingend auf die lokale Festplatte synchronisiert werden, sie können also auch „nur“ Online verfügbar sein. Das Ganze ist nun auch vollständig im Windows-Explorer integriert. Über das Kontextmenü im Windows-Explorer kann man Dateien (ähnlich wie in der iOS App) Offline verfügbar machen oder bereits synchronisierte Dateien über „Speicherplatz freigeben“ wieder von der lokalen Festplatte löschen und wieder als nur online verfügbar machen. Außerdem wurde die Usererfahrung mit der Cloud-Speicherung und –Synchronisierung vereinfacht und die Netzwerkauswirkung der Synchronisierung im Unternehmensnetzwerk gesenkt.

Entscheidungsmacht bleibt beim Admin


Darüber hinaus werden in Files On-Demand Steuerelemente für Administratoren bereitgestellt, um das Files On-Demand-Erlebnis an alle Nutzer anzupassen. Alle zuvor vorhandenen OneDrive-Richtlinien funktionieren weiterhin mit den Neuerungen. Die OneDrive-Synchronisierung bietet zwei Gruppenrichtlinien, plus eine dritte in Windows integrierte Komponente für Skripts. Mit dieser können Administratoren die Kontrolle über bestimmte Inhalte übernehmen, die lokal synchronisiert werden müssen oder Speicherplatz freigeben. Mehr über die Gruppenrichtlinien kann auf OneDrive Group Policy Control gelesen werden.

Files On-Demand aktivieren


Administratoren eines Unternehmens können auswählen, wie Benutzer mit der Synchronisierung interagieren können. Sie können alle Benutzer nach dem Windows Fall Creators-Update dazu „zwingen“, die neue Funktion zu verwenden oder sie können sie auch deaktivieren. Dadurch wird das vorhandene Synchronisierungsverhalten, von Windows 7, 8 oder frühere Versionen von Windows 10 und Mac behalten. Jeder neue Nutzer kann, nach Aktivierung der neuen Funktion, standardmäßig nur noch Online-Dateien verwenden. Bestehende Benutzer können nun Dateien nur noch online erstellen, wenn deren Inhalt bereits lokal synchronisiert wurde.

Vorhandene Teamwebsites migrieren


Mithilfe dieser Gruppenrichtlinien können alle vorhandenen Teamwebsites von „lokal synchronisieren“ zu „nur online“ geändert werden, wenn ein Unternehmen bereits OneDrive-Synchronisierungsfunktionen für die Synchronisierung von Teamwebsites verwendet. Dies bedeutet, dass jede nachfolgende Datei, die hinzugefügt oder auf der Teamwebsite aktualisiert wird, nur einige Bytes an Daten für jede PC Synchronisierung generiert, anstatt den gesamten Inhalt komplett herunterzuladen.

Attrib.exe


Files On-Demand ist auf die Flexibilität von Unternehmensinhalten und -szenarien ausgelegt. Die Wahl, ob eine Datei lokal oder nur online verfügbar ist, kann von Administratoren festgelegt werden. Dies bedeutet, dass Administratoren eine Richtlinie definieren können, um automatisch zwischen einer Datei zu wählen, die Speicherplatz belegt und ohne Netzwerkverbindung zugänglich ist und einer Datei, die heruntergeladen wird, wenn der Benutzer damit arbeitet. Dies ist möglich, weil Files On-Demand die NTFS-Dateisystemattribute als Möglichkeit für Administratoren, Anwendungen und Benutzer verwendet, den gewünschten Status auszudrücken. Neue Dateisystemattribute wurden zu NTFS hinzugefügt, um dieses Szenario zu unterstützen. Außerdem wurden Befehle zu Attribute.exe hinzugefügt, sodass der Prozess skriptfähig ist. Attrib.exe ermöglicht zwei Kernszenarien. “Attrib -U + P / s” macht eine Reihe von Dateien oder Ordnern immer verfügbar. “attrib + U -P / s” hingegen macht eine Reihe von Dateien oder Ordnern nur online verfügbar. Da Attrib direkt von PowerShell aus zugreifbar ist, kann es auch mit Tools wie dem regulären Ausdruck verwendet werden, die auf eine Reihe von Dokumenten angewendet werden, die für Ihre Organisation wichtig sind.

Und zum Schluss


…sieht man mal wieder, es gibt kein Entkommen vor der Cloud. Der Beitrag zeigt auch was für positive Veränderungen eine Cloud-Speicherung mit sich bringt. Gerade für Unternehmen ist es sinnvoll mit der Cloud zu arbeiten, auch ein Cloud-Service zu nutzen ist eine Überlegung wert. Weg von großen Rechenzentren, hin zu Managed Services. Wir arbeiten bereits auf diese Weise und es klappt ganz wunderbar. Vor allem unsere Zusammenarbeit hat sich erleichtert und intensiviert. #starkesTeam