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Weiter geht’s mit dem zweiten Teil des Feature of the Week, mit interessanten und nützlichen Funktionen und Details in den modernen Listenansichten. Diesmal geht es unter anderem um die Bearbeitung und die Darstellung von Elementen in den Ansichten.

Das Kontextmenü


Sie können an jedem Listenelement beziehungsweise Dokument die möglichen Aktionen über das Drei-Punkte-Menü aufrufen. Ebenso können Sie einfach die Zeile mit der rechten Maustaste anklicken. Dabei fällt eine noch recht neue Funktion auf: “Feld in die Zwischenablage kopieren”

Sie können also in einer Ansicht auf ein beliebiges Feld mit der rechten Maustaste klicken und dessen Feldwert kopieren.

Die Symbolleiste


Über der Ansicht wird die Symbolleiste zur Liste beziehungsweise zur Bibliothek angezeigt. Diese zeigt die möglichen Aktionen an, je nachdem ob Sie in der Ansicht eines oder mehrere Elemente angezeigt haben. Hier ein Beispiel aus einer Dokumentenbibliothek.
Wurde kein Dokument selektiert, sieht die Symbolleiste so aus:

Mit einem selektierten Dokument ändert sich die Leiste:

Und mit mehreren selektierten Dokumenten:

Neben den schon länger bekannten Funktionen fallen hier besonders auf:

• Mit “Verschieben” oder “Kopieren” können Sie eines oder mehrere Dokumente in eine andere Bibliothek/Websitesammlungen übertragen
• Wenn Sie mit mehreren selektierten Dokumenten/Ordnern “Herunterladen” wählen, wird aus allen gewählten Elementen eine ZIP-Datei als Download angeboten
Beachten Sie auch hier das Drei-Punkte-Menü, wo Sie zum Beispiel Aktionen wie Auschecken und Einchecken finden

Details und Bearbeiten von Elementen


Die folgenden Aktionen zeigen wir wieder mit der bereits erstellten Teilnehmerliste. Zum Bearbeiten stehen Ihnen mehrere aktuelle Möglichkeiten zur Verfügung:
Wenn kein Element selektiert ist, finden Sie in der Symbolleiste den Punkt Schnell bearbeiten. Es öffnet sich eine neue Ansicht, die der bekannten Quick Edit entspricht:

Hier können Sie also schnell mehrere Zeilen bearbeiten, über “Schnelle Bearbeitung” beenden kommen Sie wieder in die bisherige Ansicht zurück. Eine zweite Option ist, das Infosymbol in der Symbolleiste anzuklicken. Dies öffnet rechts ein Panel, in dem die Eigenschaften des Elements angezeigt werden:

Wenn Sie in die Felder klicken (z.B. Titel), können Sie die Eigenschaften nacheinander direkt bearbeiten. Eine andere Option ist, “Alle bearbeiten” zu verwenden. Wir empfehlen letzteres, wenn Sie tatsächlich mehrere Felder bearbeiten möchten. Bei der Einzelbearbeitung entsteht (wenn die Versionierung aktiv ist in der Liste/Bibliothek) jedesmal eine neue Version. Interessant an dieser Stelle ist auch noch die Mehrfachselektion. Wenn zum Beispiel zwei Elemente gewählt wurden, wird das Panel folgendermaßen angezeigt:

Jetzt können allen gewählten Elementen ein gemeinsamer Lösungspartner zugewiesen werden.

Ansichtsoptionen in Bibliotheken


Zum Abschluss noch interessante Optionen für Dokumentenbibliotheken. Wir haben dazu eine Bibliothek vorbereitet, in der zwei Spalten als Pflichtspalten definiert sind. Zuerst einmal sind ein paar Dokumente hochgeladen, und alle Metadaten sauber gepflegt:

Eine schöne Funktion ist das Anheften von wichtigen und häufig benutzten Dokumenten. Dazu das gewünschte Dokument selektieren und in der Symbolleiste “Oben anheften” wählen. Die Dateien werden als Kachel mit einer Vorschau oben angezeigt. An entsprechender Stelle können Sie das Dokument auch wieder lösen.

Eine andere Option ist, in der Symbolleiste bei der Auswahl der Ansichten die Option “Kacheln” zu wählen, besonders auch für Bibliotheken mit Bildmaterial interessant:

In diesem Fall wird übrigens das oben angeheftete Dokument nicht angezeigt.

Ansicht Dateien, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern


Und schließlich eine noch recht neue Ansicht in Bibliotheken, die Ansicht “Dateien, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern”. Hier werden Dokumente angezeigt, bei denen nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden oder die schon längere Zeit ausgecheckt sind. Wir haben das mit unseren Pflichtfeldern vorbereitet und laden per Drag & Drop ein Dokument hoch. Bereits in der Standardansicht werden (soweit die Spalten in der Ansicht sichtbar sind) die fehlenden Felder hervorgehoben:

Wird nun die Ansicht “Dateien, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern” gewählt, werden nur noch Dokumente mit fehlenden Metadaten angezeigt – besonders interessant also für Bibliotheken mit einer großen Anzahl an Dateien:

Hier werden die Dateien auch angezeigt, wenn die Spalten in der Standardansicht ausgeblendet sind.

Ausblick


Das waren einige vielleicht noch nicht so bekannte Optionen in den modernen Ansichten. Microsoft wird hier sicherlich im Lauf der Zeit noch manches hinzufügen. Als nächstes soll ein Standard-Genehmigungsflow hinzukommen, auf weiteres sind wir sicher genauso gespannt wie Sie 🙂