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Seit einiger Zeit schon sind die “modernen Ansichten” für Listen und Bibliotheken in SharePoint Online aktiv. Microsoft aktualisiert diese Features immer wieder und wir möchten in diesem Feature of the Week einige interessante Funktionalitäten zusammenfassen.

Hinzufügen von Spalten


In Listen und Bibliotheken können (die entsprechenden Berechtigungen vorausgesetzt) über das “+”-Symbol Spalten schnell hinzugefügt werden:

Die meisten Spaltentypen stehen hier zur Verfügung, gegebenenfalls kann man über “Mehr…” auf die bekannte Seite zum Hinzufügen von Spalten gelangen. Wählt man zum Beispiel “Mehrere Zeilen Text”, wird rechts ein Panel angezeigt, in dem man die Details zur Spalte definieren kann – gegebenenfalls auch hier auf “Weitere Optionen” klicken, um zum Beispiel die Spalte als Pflichtfeld zu definieren:

Vielleicht erinnerst du dich an eine ähnliche Funktion in der QuickEdit-Ansicht in den alten Listenansichten? Dort wurden als interne Spaltennamen kryptische Kürzel verwendet. In den modernen Ansichten wird der vom Anwender eingegebene Namen vergeben. Leerzeichen, Umlaute und Sonderzeichen werden dabei allerdings entsprechend kodiert (aus “Lösungs Partner” wird “L%5Fx00f6%5Fsungs%5Fx0020%5FPartner” im internen Spaltennamen…).
Trotzdem, für das schnelle Erstellen und Erweitern von Listen für ein Team eine feine Sache.

Mit Ansichten arbeiten


Natürlich müssen die Dokumente und Listenelemente mit ihren Metadaten auch in verschiedenen Ansichten angezeigt werden. Die modernen Ansichten bieten hier ein paar interessante Optionen:

Gruppierung


Bestimmte Spalten, zum Beispiel vom Typ Auswahl, können gruppiert werden. Das kann nicht nur in den Eigenschaften der Ansicht konfiguriert, sondern vom Anwender direkt in der Ansicht aktiviert werden. Dazu die Spaltenüberschrift anklicken und darunter die Option “Gruppieren nach…” auswählen:

Die Listen werden direkt entsprechend angezeigt:

In der gruppierten Ansicht ist es sehr hilfreich, dass man die Gruppe anklicken kann und dann gleich nur Elemente aus dieser Gruppe angezeigt bekommt. In der Überschrift erscheint die gewählte Gruppe und man kann auf den Listennamen klicken um wieder alle Gruppen angezeigt zu bekommen:

Ansichten bearbeiten und speichern


In der modernen Ansicht können einige Parameter für die Ansichten direkt bearbeitet, und anschließend als neue Ansicht gespeichert werden. Die Gruppierung haben wir schon erwähnt, jetzt sollen noch bestehende Spalten der Ansicht hinzugefügt werden. Dazu wieder auf das “+” rechts von den Spaltenüberschriften klicken und ganz unten “Spalten ein-/ausblenden” wählen.
Rechts wird wieder ein Panel angezeigt, hier kann man die gewünschten Spalten auswählen oder auch deaktivieren.

Dann darüber auf “Übernehmen” klicken und die Spalten werden entsprechend angezeigt. Nun soll die Spaltenreihenfolge noch geändert werden. Dazu im Dropdown an der Spalte die “Spalteneinstellungen” öffnen und “Nach links verschieben” beziehungsweise “Nach rechts verschieben”.

Hier siehst du auch noch die Option “Diese Spalte ausblenden”, wenn diese aus der Ansicht verschwinden soll. Alle Änderungen sind bisher noch temporär, das heißt sie sollen jetzt in einer neuen Ansicht gespeichert werden. Klickst du dazu in der Werkzeugleiste rechts auf das Dropdown und wählen “Ansicht speichern unter”. Vergabst du hier einfach den gewünschten Namen für die neue Ansicht, die anschließend von allen Anwendern in der Liste gewählt werden kann.

Anschließend kannst du bei Bedarf auch im Ansichten-Dropdown die aktuelle Ansicht als Standard festlegen. du siehst, viele Optionen zur Erstellung und Bearbeitung von Ansichten stehen direkt in der Liste zur Verfügung, weitere Details findest du wie gewohnt im Ansichten-Dropdown unter “Aktuelle Ansicht bearbeiten”.

Mit Filtern arbeiten


Die modernen Ansichten können vom Anwender direkt und komfortabel gefiltert werden. Dazu haben wir eine Liste “Projektaufgaben” vorbereitet, um die verschiedenen Optionen zu verdeutlichen.

du kannst direkt über die Dropdowns der Spaltenüberschriften den Filter aufrufen, mehr noch gefällt uns der Bereich “Filter”, den du über das kleine Symbol rechts in der Symbolleiste öffnen können. Damit wird ein Panel rechts angezeigt, in dem du direkt nach den Werten in den Spalten filtern können, auch eine Mehrfachauswahl ist möglich. Oben rechts im Panel kannst du jederzeit die Filterauswahl wieder löschen.

Mit Anklicken einer Option wird die Liste direkt gefiltert. Falls es (wie im Beispiel der Aufgabekategorien) noch weitere Auswahlwerte gibt, klickst du einfach auf “Alle anzeigen”. Im folgenden Panel kannst du dann weitere Werte wählen oder auch die Filterauswahl löschen:

Im Filterpanel wird an jeder Spalte auch ein Drei-Punkte-Menü angeboten:

Mit “Anheften” kannst du diesen Filter im Panel an die erste Stelle positionieren, mit “Entfernen” im Panel ausblenden. Das ist für Listen mit vielen Spalten sehr hilfreich. Umgekehrt besteht auch die Möglichkeit, Spalten in das Panel aufzunehmen, die dort nicht angezeigt werden. Klickst du dazu auf das Dropdown an der Spaltenüberschrift und öffnen die “Spalteneinstellungen”. Dort kannst du die Spalten “Am Filterbereich anheften”. Nun kann im Panel auch nach dieser Spalte gefiltert werden:

Die Spalte steht jetzt im Filter zur Verfügung:

Es können nicht alle Spaltentypen als Filter verwendet werden, dazu gehören z.B. mehrzeilige Textfelder. du kannst das Panel wieder schließen über das Symbol in der Symbolleiste – dabei wird der Filter nicht entfernt. Daher ggf. im Panel vor dem Schließen zuerst das Symbol Filter entfernen anklicken. Weitere Möglichkeiten mit modernen Ansichten zu arbeiten werden wir Ihnen im nächsten Beitrag zeigen.

Änderungen im Panel (Anheften, Hinzufügen/Entfernen von Spalten) werden für alle Anwender sichtbar!