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DAS CLOUDBASIERTE PROJEKTMANAGEMENT-TOOL DER ZUKUNFT


Project for the Web ist das moderne Projektmanagement-Tool für Projekt- Programm- und Portfoliomanager und besticht mit reduzierter Komplexität und modernerem User Experience im Vergleich zu Microsoft Project Online. Es bietet alle Funktionalitäten, die es braucht, um ein Projekt zu planen, zu steuern und durchzuführen – und das voll integriert in Microsoft Teams.

Um ein Projekt ganzheitlich und damit entlang der Prozesskette abzubilden, sind im Microsoft Standard wiederkehrende, manuelle Schritte notwendig. Die automatisierte Anlage eines Projektes mittels eines Genehmigungsprozesses sowie das Verwenden eines Projekttemplates steht out of the Box von Microsoft nicht zur Verfügung.

Genau hierfür haben wir eine smarte Lösung auf der Power Platform entwickelt und machen aus manuellen Handgriffen automatisierte Workflows.

AUTOMATISIERTE ANLAGE ALLER PROJEKTE


Mit dem von uns entwickelten Provisionierungs-Tool, ermöglichen wir es, einfach und unkompliziert, Projekte auf Basis ihres Prozesses automatisiert anzulegen.
Personen, die Projekte anlegen dürfen, müssen relevante Projektdaten wie Projektmanager, Projektstart und Projekttyp festlegen. Mit dem Beantragen des Projekts wird der Freigabeworkflow ausgelöst.

Komponenten festlegen und Projekt beantragen

Projektantrag löst Workflow aus


Der ausgelöste Workflow veranlasst via Power Automate das Versenden einer Adaptive Card in MS Teams an einen bestimmten Personenkreis, der die Freigabe verantwortet.

Freigabe in Teams mittels Adaptive Card

Automatisierte Erstellung des Projekts


Das Projekt selbst wird nach der Freigabe mittels Azure Komponenten automatisiert angelegt und erstellt. Der Projektmanager hat die Wahl zwischen einem Projektplantemplate oder einem leeren Projekt.

Aus Template erzeugtes Projekt

Ein angestoßener Projektantrag, mit manueller Anlage des Projekts ohne Projekttemplate gehört damit der Vergangenheit an.

Gegenübergestellt werden die Vorteile des automatisierten Prozesse deutlich.
Einmal definiert, kann bei jedem neuen Projekt ganz einfach auf das Template zurückgegriffen werden. Das spart nicht nur Zeit, es verhindert differenzierte Vorgehensweisen und schafft mehr Kontrolle.

Prozess inklusive Automatisierung und Template


Vorteile


  • Volle Kontrolle darüber, wer welche Projekte anlegt
  • Einheitlicher Genehmigungsprozess
  • Automatisierte Anlage von Projekten mit vordefinierten Informationen
  • Einmal definiert, kann auf die Projektpläne immer zurückgegriffen werden
  • Einheitlicher Aufbau der Projektpläne
  • Einhaltung vordefinierter Projekt-Standards
  • Einhaltung definierter Prozesse
  • Gewährleistung der Transparenz über die komplette Prozesskette mittels Power BI

Nachteile


  • Das Projekt wird erst nach der Freigabe angelegt

Prozess ohne Automatisierung und Template


Der Prozess ohne Automatisierung setzt sich lediglich aus dem Anlegen des Projektes und dem Aufbau des Projektplans zusammen.

Was auf den ersten Blick deutlich kürzer und unkompliziert erscheint, führt zu manuellen Schritten die bei jedem neuen Projekt wiederholt werden müssen – und ohne Provisionierung schwer zu kontrollieren sind. Der entstehende Mehraufwand bedeutet gleichzeitig mehr Kosten und führt zu weniger Transparenz.

Vorteile


  • Sofortige Anlage von Projekten – jedoch zeitintensiv und immer zu wiederholender Schritt

Nachteile


  • Keine Kontrolle darüber, wer welche Projekte anlegt
  • Kein einheitlicher Genehmigungsprozess
  • Keine automatisierte Anlage von Projekten mit vordefinierten Informationen
  • Neuanlage der Projektpläne für jedes neue Projekt notwendig
  • Differenzierter Aufbau von Projektplänen möglich
  • Einhaltung vordefinierter Projekt-Standards nicht gewährleistet

Ansprechpartner


Maximilian Sauer

Business Analyst

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