Aus aktuellem Anlass, der rasanten Verbreitung des COVID-19-Virus´ hat Microsoft schnell reagiert.
Diese Krise bedeutet die Absage von Veranstaltungen, die Schließung der Geschäfte, Restaurants und anderen Einrichtungen sowie die Quarantäne von MitarbeiterInnen. Damit Unternehmen ab sofort die interne Kommunikation in solchen Krisensituationen effizient managen können, hat der Softwarehersteller eine App entwickelt: die Krisenkommunikations-App. Je nach Anforderungen, lässt sich diese einrichten und anpassen.

Passend zur App haben wir uns auch etwas einfallen lassen. Die Verbindung der App mit einem Forms- Meldeformular kann das Verbreitungsrisiko innerhalb eines Unternehmens zusätzlich minimieren. Im Falle von Erkrankungen macht die Kontaktpersonennachverfolgung die Verbreitung transparent.

Was diese neue App kann, wie ihr sie in eurem Unternehmen einsetzen könnt und wie alle MitarbeiterInnen in einem Krisenfall mithilfe einer Forms-Umfrage unterstützen können, erfahrt ihr hier.

AUSGANGSSITUATION


Mit dem Ausbruch des COVID-19 sind absehbar wirtschaftliche Auswirkungen für viele Unternehmen verbunden. Fragen kommen vermehrt bei den MitarbeiterInnen auf und die Mundpropaganda nimmt ihren Lauf. Wer ist eigentlich zuständig für die Beantwortungen aller Fragen der MitarbeiterInnen? Wie können alle gleichermaßen informiert werden? An wen oder wo können Fragen gestellt werden? Die neue App und das Formular ergänzen sich dabei gut und bieten Antworten auf diese und weitere Fragen.

UMSETZUNG


In der PowerApp werden bestimmte Mitglieder zum “Krisen-Team” ernannt, welches die Anfragen der KollegInnen beantwortet und Informationen bereitstellt. Mit dem Workflow von Power Automate werden im Hintergrund die erfassten Anfragen automatisiert an das Krisen-Team weitergeleitet. Durch die Verknüpfung mit Teams werden sie zentral gesammelt und hinterlegt. Die Daten der App werden wiederum auf einer öffentlichen SharePoint-Website gespeichert. Für zusätzliche Informationen aus einer externen Quelle können diese auch über einen RSS-Feed verfügbar gemacht werden. Zur Nutzung der App gibt es zwei Masken: in der Administrations-App werden die Informationen vom Krisen-Team für die Mitarbeiter bereitgestellt. In der Krisen-App können die Anfragen gestellt und die Informationen gelesen werden.

Mit dem Forms-Formular von Microsoft (standardmäßig in Office 365 enthalten) wird eine firmeninterne Umfrage erstellt. Die MitarbeiterInnen füllen dieses Formular aus, um im Falle von COVID-19 die Ausbreitung des Virus` innerhalb der Organisation transparent zu machen und Sicherheitsvorkehrungen treffen zu können.

KRISENKOMMUNIKATIONS-APP


Über das Eingabemodul können MitarbeiterInnen die Information, ob sie sich im Homeoffice oder außer Haus befinden, mit einem bestimmten Personenkreis teilen. Wird der Status in der App erfasst und versendet, erhalten alle relevanten KollegInnen die im System jeweils hinterlegt sind, eine Benachrichtigung über den Arbeitsort und Zeitraum.

Erstellt ein/e MitarbeiterIn eine Anfrage, erhält das Krisen-Team eine Nachricht in der Teams-App und kann diese Anfragen direkt beantworten.

Unter “Kontakte” sind die richtigen Ansprechpartner bei Krisensituationen hinterlegt. Klicken die MitarbeiterInnen auf “Nachrichten”, werden alle bisher erfassten Push-Benachrichtigungen des Krisen-Teams für die mobilen Endgeräte aufgelistet angezeigt. Zudem kann das Krisen-Team zentral über die App alle hilfreichen Tipps und Weblinks für alle MitarbeiterInnen bereitstellen, sowie die FAQ´s sammeln und in der App veröffentlichen. Jeder hat zu jederzeit Zugriff auf die wichtigsten News und das natürlich auch von jedem mobilen Gerät.

Hinter dem “Weltweite Nachrichten”-Button verbirgt sich der integrierte RSS-Feed. Die Quellen können beliebig von vertrauenswürdigen und seriösen Webseiten hinterlegt werden.

MELDEFORMULAR CORONAVIRUS


Mit einem persönlichem Microsoft-Konto (Hotmail-, Live- oder Outlook-Mail-Adresse) oder einer Office 365-Lizenz, kann mit Microsoft Forms kostenlos eine solche Umfrage mit individuellen Fragen erstellt werden.
Die Webanwendung bietet 7 unterschiedliche Fragetypen zur Verwendung an. Das Design lässt sich mit wenigen Klicks auch CI/CD – gerecht anpassen, da Bilder hochgeladen und die Farben mit gruppierten Hexzahlen angegeben werden können.

Wenn das Formular fertig ist, kann über ein „Teilen“-Button ein Weblink zu dieser Umfrage generiert werden. Der Ersteller des Links entscheidet welche Personen an der Umfrage teilnehmen und die Fragen beantworten können.
Jeder mit dem Link: uneingeschränkt jede Person mit dem Link kann teilnehmen und beantworten
Nur Personen in meiner Organisation: nur die KollegInnen können teilnehmen und beantworten
Außerdem gibt es noch weitere Einstellungsmöglichkeiten für den Ersteller. So kann u.a. auch ein Start- und ein Enddatum für die Gültigkeit des Formulars hinterlegt werden, eine individuelle „Dankeschön-Nachricht“ kann erfasst und die Benachrichtigungseinstellungen angepasst werden.

Nachdem alle Teilnehmer ihre Antworten abgeschickt haben, kann der Ersteller des Formulars die Antworten auswerten und analysieren. Hierfür bietet Forms eine übersichtliche Zusammenfassung aller erhaltenen Antworten.

FAZIT


Beide Tools (PowerApps und Forms) sind Bestandteil der Microsoft Office 365-Lizenz und somit in der Office Suite erhältlich. Die Kombination der Krisenkommunikations App (PowerApps) und dem -Meldeformular (Forms), bieten Vorteile für das gesamte Unternehmen.
Zum einen ist für alle MitarbeiterInnen eine zentrale Anlaufstelle gegeben, hier werden alle benötigten Informationen zu einer bestehenden Krise gesammelt und die Verbreitung von Falschmeldungen kann eingedämmt werden. Die MitarbeiterInnen können sich selbstständig informieren und bei wichtigen Fragen oder Anliegen sofort mit dem Krisen-Team oder dem korrekten Ansprechpartner kommunizieren.
Und zum anderen bietet das passende Forms-Formular eine gute Transparenz für die Unternehmen im Allgemeinen, um eine aktuelle Krisen-Situation in der Firma zu analysieren und auszuwerten. So können entstehende Risiken schneller erkannt und präventive Maßnahmen zur Verbesserung der Situation ergriffen werden.
Unabhängig von Unternehmensgröße ist dies eine mehr als sinnvolle Lösung die Kommunikation in Krisensituationen so transparent wie möglich zu gestalten und zu managen. Daher eine klare Empfehlung von uns!

Alle weiteren Informationen zur neuen App erhält ihr hier, von Microsoft PowerApps