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Teil I: Die Technik

Aus unserer Praxis und Erfahrungen die wir bei unseren Kunden gesammelt haben, sind uns folgende fünf Faktoren für eine Erfolgreiche technische Einführung immer wieder begegnet.

Mit der Einführung von Office 365 sieht man sich folgenden Herausforderungen gegenüber gestellt: Überlastete Netze, hohe Latenzen und Bandbreitenprobleme sind einige Begleiterscheinungen. Diese Themen lassen sich jedoch durch fünf Schritte ganz einfach vermeiden.

Durch die Einführung des mittlerweile beliebtesten Software as a Service-Angebot (SaaS), versprechen sich Unternehmen eine höhere Produktivität, schlankere Prozesse und dadurch natürlich weniger Kosten. In Wirklichkeit sieht es jedoch oft ganz anders aus, es hackt, kommt zu langen Wartezeiten und schließlich entstehen Folgekosten. Erst recht wenn die Einführung von Office 365, ohne die so notwendige Anpassung des Unternehmensnetzwerkes einherging.

Mit einer aktuellen Studie „Challenges and Opportunities in Enterprise Office 365 Deployments“ wurde genau dies untersucht. Die Studie wurde von dem Meinungsforschungsinstitut TechValidate durchgeführt und vom IT-Sicherheitsanbieter Zscaler in Auftrag gegeben. In dieser wurden 205 Entscheidungsträgern von groß- und mittelständische Unternehmen in Nordamerika befragt. Zscaler wollte dadurch herausfinden, wie Unternehmen ihre Netzwerke auf die bevorstehende Office 365 Implementierung vorbereiteten und was diese nach dem Einsatz für Erfahrungen gemachten haben.

Die Mitarbeiter klagten am häufigsten über zu hohe Latenzen und fehlende Bandbreite beim Zugriff auf Daten und Anwendungen, nach der Umstellung auf Office 365. Die Schwierigkeit war, dass die meisten der an der Studie teilnehmenden Unternehmen, trotz der neuen Bandbreitenanforderung von Office 365, noch an ihren traditionellen Netzwerkansätzen festhielten. Dadurch kämpften sie nach der Implementierung mit überlasteten Leitungen.

Die Netzwerkanpassung als Erfolgsrezept

Um die vorangegangenen Probleme in den Griff zu bekommen und die eigentlichen Vorteile der neuen Office 365-Anwendungen endlich voll ausschöpfen zu können, wendeten die Mehrzahl der teilnehmenden Unternehmen folgende Lösungsansätze an:

Direkte Internetanbindungen für Niederlassungen und Zweigstellen. Dadurch wird die Performance verbessert und das zentrale Firmennetzwerk entlastet. Dabei sollte man sich an die Empfehlungen von Microsoft bezüglich der Anforderungen von Office 365 halten.

Des Weiteren machte man sich Gedanken bezüglich der Bandbreitenverteilung. Mitarbeiter nutzen immer mehr Streaming Dienste wie Netflix, Social Media oder Spieleseiten. Diese haben einen sehr hohen Bandbreitenbedarf und verlangsamen die allgemeine Performance. Neue Ansätze, für eine intelligente Bandbreitenverteilung, würden die geschäftlichen Anwendungen bevorzugen.

Fünf technische Faktoren für eine erfolgreiche Office 365-Implementierung
Durch die gewonnenen Erfahrungswerte der Studie sieht man deutlich, dass einhergehend mit einer Office 365-Einführung, eine Anpassung der Unternehmensnetzwerksarchitektur, an die Anforderungen der Microsoft Anwendung, unerlässlich ist. Mit Hilfe der folgenden fünf technische Faktoren wird die Softwareeinführung zum Erfolg:

1. Office 365 beansprucht stärker das traditionelle Netzwerk. Bereits während der Planungsphase, muss eine schnelle Verfügbarkeit von Office 365 aus der Cloud garantiert werden. Eine schnelle, Anbindung an die Microsoft Rechenzentren, muss nicht nur aus der Unternehmenszentrale sondern auch von allen weiteren Niederlassungen und Mitarbeiterstandorten sichergestellt werden. Die Cloud ermöglicht für alle einen schnellen und sicheren Zugriff auf Office 365-Anwendungen. Durch die Netzwerkanpassung im ersten Schritt, wird die Zufriedenheit aller Anwender und ein gut funktionierender Zugriff gewiss.

2. Ein direktes Peering der Hub-Rechenzentren von Microsoft, kann für einen weiteren Performance Boost sorgen. Auf diese weltweit vorhandenen Peering-Points zu Microsoft muss schon während der Planungsphase geachtet werden. Durch die direkte Verbindung werden Hops reduziert, die die Datenpakete vom Anwender bis zur Microsoft Cloud eigentlich durchlaufen müssten. Die Round Trip Time kann dadurch auf unter zwei Millisekunden reduziert werden. Durch diesen verkürzten Pfad profitieren Anwender der Office Anwendungen (wie z.B.: Skype for Business, Share Point oder Outlook), weil keine Wartezeiten beim Zugriff entstehen.

3. Es muss sichergestellt werden, dass die Firewall mithalten kann – Office 365 ist eine sehr netzwerkintensive Business Suite. Anwender erzeugen zwischen 12 bis 20 dauerhafte Verbindungen ins Netzwerk. Diese können die Firewall überfordern und zu Verzögerungen führen. Hinzukommt, dass sich die Anzahl der Sessions in der Firewall erhöhen und somit auch die Network Adress Translation-Tabellen an ihr Limit bringen. Um dies zu vermeiden, muss die aktuelle Infrastruktur aus Firewalls, Load Balancern, NAT-Routern und weiteren aktiven Komponenten auf ihre Tauglichkeit geprüft werden. Falls diese dem gestiegenen Datenaufkommen der Office Anwendungen nicht gewachsen sind, kann auch hier auf eine Cloud-Lösung gewechselt werden. Diese bietet die von Office 365 benötigte Elastizität und der Verwaltungsaufwand für die Firewall-Hardware ist hinfällig.

4. Der Office 365-Datenverkehr sollte durch ein Bandbreiten-Management priorisiert werden. Solange Office 365-Anwendungen mit bandbreitenintensiven Streaming-Diensten wie Netflix oder Social Media konkurrieren, kann es zu verstopften Leitungen kommen und dadurch zu unzufriedenen Anwendern. Es sollte für Unternehmen möglich sein, Office 365-Anwendungen nach der notwendigen Bandbreite, Vorrang zu gewähren. Außerdem sollte es möglich sein, granulare Einstellungen bei anderen Anwendungen vornehmen zu können, deren Aktivität über den Tag variiert. Auch für diese Herausforderung gibt es entsprechende Tools, die für eine intelligente Bandbreitenverteilung im Netzwerk sorgen, um die Priorisierung des Office 365-Datenverkehrs zu gewährleisten.

5. Und nicht zuletzt, muss noch für die Sicherheit beim Zugriff auf das Internet von jedem Mitarbeiterstandort aus gesorgt werden. Durch ein automatisiertes und zentralisiertes Sicherheitsmanagement, wird die IT-Abteilung eines Unternehmens entlastet. Auch hier sind Lösungen, die Office 365 optimal unterstützen, wieder Cloud-basiert und haben einen geringen Wartungsaufwand. Durch die zentrale Verwaltung der Security- und Compliance-Richtlinien folgen sie dem mobilen Anwender überall mit hin und garantieren auch einen sicheren Zugriff auf Reisen.

 

Diese Punkte zeigen sehr anschaulich wie wichtig es ist, vor der Transformation die eigene Netzwerkinfrastruktur genau zu prüfen, damit ein erfolgreicher Weg in die Cloud gelingen kann.
Bei der Ausarbeitung dieser Strategie, ist ein Partner mit Erfahrung und Spezialisierung auf dieses Thema von fundamentaler Bedeutung. Dieser hat spezielles Wissen und Erfahrung, wie dieser Weg beschritten werden kann.
Die oben genannten Punkte beschreiben „nur“ die technischen Keypoints, mindestens genauso wichtig, sind die Prozesse und der Faktor Mensch.
Diese sollte bei der Ausarbeitung einer kompletten Strategie ebenfalls berücksichtigt werden.
Diese beiden Aspekte werden wir in den nächsten Teilen aufarbeiten.

Wir, die KOM4TEC, haben uns auf die Fahnen geschrieben, Ihr Unternehmen sicher und Nachhaltig in die Zukunft zu begleiten.
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