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Mit diesen 4 Tools von Zuhause arbeiten wie im Büro


Der digitale Wandel revolutioniert die Arbeitswelt und erfordert neue Geschäftsmodelle. Flexibel und zugleich effizient arbeiten. Microsoft bietet mit der Office 365 Suite die notwendigen Anwendungen, um auch in Krisenzeiten Ressourcen optimal einzusetzen.

In Zeiten von COVID-19 ist es wichtiger denn je anpassungsfähig zu sein, um das tägliche Doing aufrechterhalten zu können und vor allem gesund zu bleiben. Die Office 365 Anwendungen sind von allen Geräten zugänglich, egal ob Notebook, Tablet oder Handy.

Mit diesen Tools kann eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation gewährleistet werden – ortsunabhängig und agil!

TEAMS

- das Collaboration-Tool schlecht hin!


Microsoft Teams stellt einen virtuellen Arbeitsraum dar, der Platz für den Austausch von Arbeitsgruppen bietet und als zentraler Ablageort für unterschiedlichste Dateien dient.

Virtuelle Online-Meetings


Der Informationsaustausch ist Face-to-Face oftmals am effizientesten und einfachsten.
Um auch im Homeoffice nicht auf den direkten Kontakt verzichten zu müssen, können via Teams 1:1- Besprechungen und Konferenzen mit mehreren Teilnehmern durchgeführt werden.
Über die Chatfunktion und die Video-(konferenz)Telefonie sind damit kurze Kommunikationswege garantiert.
Der gemeinsame Austausch läuft dabei schnell und sicher über die Cloud.

Informationsaustausch und zentraler Speicherplatz


Eine Teams-Arbeitsgruppe stellt den Workspace für das abteilungsübergreifende und projektbezogene Arbeiten dar.
Je Team können themenspezifische Kanäle angelegt werden, die einen Chat und einen Speicherort für dazugehörige Dateien beinhalten.
Der Chat in Teams ist fortlaufend und mit der Antwortfunktion eine effiziente Alternative zum (internen) E-Mail-Verkehr.

Der integrierte Terminassistent, stellt mit der zu Outlook verknüpften Kalenderfunktion insbesondere in der aktuellen Situation einen weiteren Pluspunkt dar. Nicht nur (virtuelle) Meetings können somit zentral geplant werden. Über das Versenden des Einwahllinks, können auch externe Partner oder Kunden an den virtuellen Meetings teilnehmen. Die Meetings sind auch nur mit Audio, sprich ohne Bildübertragung, möglich.

In den einzelnen Kanälen der Teams können Dateien abgelegt, bereitgestellt und zeitgleich bearbeitet werden. Mit Nutzung des Versionsverlaufs kann auch auf frühere Versionen des Dokuments zurückgegriffen werden.

Integration mit anderen Office Anwendungen


Als zentrale Anlaufstelle der Zusammenarbeit, bietet Teams die Integration weiterer Applikationen wie Planner oder OneNote. Diese können einfach als weitere Registerkarte im jeweiligen Kanal hinzugefügt werden.

Die Vorteile von Teams auf einen Blick:

• Integrierte Rundum-Lösung, da zentrale Anlaufstelle für verschiedene Anwendungen
• Auch Externe Partner können als Gast zum Team hinzugefügt werden, mit vollem Zugriff auf Chats, Meetings, digitale Assistenten, Anwendungen von Drittanbietern und Dateien
• Der Stream zeigt alle Aktivitäten im Team
• Vereinfachte Strukturierung durch das Hinzufügen von Kanälen
• Paralleles Arbeiten in Dokumenten möglich dank des zentralen Speicherorts in Teams
• Suchfunktion inklusive Filtermöglichkeiten über alle Kanäle hinweg
• Integration von über 150 Drittanbieter-Anwendungen möglich

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PLANNER

– mit dieser Anwendung wird Struktur in die Aufgabenliste gebracht!


Der Planner ist ein Aufgaben-Management-Tool und dient dazu anstehende Aufgaben zu koordinieren und den Projektfortschritt im Blick zu behalten.

Im Planner können einzelne Projektaufgaben angelegt und den dafür verantwortlichen Mitgliedern des Teams zugewiesen werden.
Da diese Anwendung auch Bestandteil der Office 365 Suite ist, gibt es im Planner Schnittstellen zu To Do,SharePoint und Teams.

Alles auf einen Blick


Das “Board” gibt einen Überblickaller Aufgaben eines Plans, welche sich nach Bucket, Zuweisung, Status, Fälligkeitsdatum, Bezeichnung oder Priorität gruppieren lassen. Außerdem können Aufgaben erfasst und bearbeitet werden.

Im Gegensatz zu gewöhnlichen Aufgabenlisten können die Aufgaben im Planner auch visuell geordnet und strukturiert werden. Individuell benannt können die Bereiche (Buckets) gegliedert angezeigt werden.

Per Drag und Drop lassen sich die Aufgaben auch einfach in einen anderen Bucket verschieben. Je nach Gruppierung kann damit der Status, die Priorität oder auch das Fälligkeitsdatum geändert werden.

Einen Überblick aller Aufgaben liefert auch das integrierte Dashboard. In Diagrammen wird der Projektfortschritt aufgezeigt oder auch die bereits überfälligen Aufgaben.

Diese Details lassen sich zu den Aufgaben hinzufügen:


• Status
• Startdatum und Fälligkeitsdatum
• Beschreibung
• Kommentare
• Anlagen (Dateien)
• Checkliste

Der Abschnitt “Meine Aufgaben” enthält alle mir zugewiesenen Aufgaben inklusive Status über alle Pläne hinweg. Auch diese Buckets lassen sich nach verschiedenen Kriterien in Buckets gruppieren.

Der Planner kann auch direkt in Teams integriert werden. Änderungen die im Planner vorgenommen werden, werden dann automatisch in Teams synchronisiert.

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ONENOTE

- der Allrounder im Arbeitsalltag


Notizen erstellen die man direkt mit dem Team teilen kann und die von diesem auch bearbeitet werden können?
Genau das ist mit OneNote möglich. Das digitale Notizbuch hat die Post-It´s längt abgelöst und ist für viele kaum noch aus dem Office-Alltag wegzudenken.

Unbegrenzte Möglichkeiten


Neben Notizen in Textform lassen sich auch Grafiken, Listen, E-Mails, Ausdrucke oder auch Dokumente in diese Anwendung einfügen, und das ganz einfach ohne jegliche Formateinschränkungen. OneNote erkennt sogar den Text auf Bildern und findet diesen in der Suche.
Auch der Export in Word, PDF und bei Tabellen in Excel ist möglich.

Strukturiertes Arbeiten


Um Ideen und Notizen themen- oder projektbezogen festzuhalten, können Abschnitte und Seiten erstellt werden. Sollten mehrere Personen gleichzeitig im Notizbuch arbeiten, sind die Initialen des Nutzers bei der vorgenommenen Änderung zu sehen.

Zur besseren Strukturierung der Notizen können die Kategorien verwendet werden, wie z.B.
• Aufgabe
• Frage
• Wichtig

Mit Outlook verknüpft, sind die als Aufgabe markierten Abschnitte auch in Outlook zu sehen.

Weitere Benefits dieses umfassenden Tools:

• Freihandgeschriebener Text wird umgewandelt
• Texte aus Bildern und PDF-Dateienlassen sich kopieren
• Verlinkung auf andere Stelle innerhalb von OneNote möglich
• Notizen können diktiert und in OneNote eingefügt werden
• Zeichnung und Skizzen können direkt in der Anwendung erstellt werden
• Über die Suchfunktion können alle Notizbücher, Abschnitte und Seiten durchsucht werden
• Dokumente und Whiteboards können über die mobile App eingescannt werden

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ONE DRIVE

– garantiert den barrierefreien Zugriff zu allen Dateien!


OneDrive for Business wurde dafür entwickelt, dass Unternehmen und Organisationen ihren Mitarbeitern einen ortsunabhängigen, geräteübergreifenden und problemlosen Zugriff auf Firmendateien bereitstellen können.
Jeder Nutzer erhält einen persönlichen Speicherplatz in der OneDrive-Cloud. Die hier gespeicherten Dateien können zur Bearbeitung oder zur Ansicht mit anderen Nutzern geteilt werden. Die auf dem eigenen Laufwerk lokal gespeicherte Kopie der Datei wird automatisch mit der Cloud-Version synchronisiert.

Die Vorteile im Überblick:

• OneDrive ist seit Windows 8 fester Bestandteil des Betriebssystems und damit auf allen Rechner vorinstalliert und kann sofort und programmübergreifend eingesetzt werden.
• Den OneDrive Business-Version- und Office 365-Nutzern steht ein Speicherplatz von 1 Terrabyte zur Verfügung, deutlich mehr als vergleichbare Cloud-Dienste anbieten und in der Regel vollkommen ausreichend.
• Ein weiterer Pluspunkt ist die schnelle Synchronisation bei Änderungen und das Speichern der Dateien. Grund dafür ist, dass nicht das vollständige Dokument, sondern lediglich die Änderungen synchronisiert werden.
• Paralleles Arbeiten ohne Versionenkonflikt möglich. OneDrive erkennt, wenn mehrere Nutzer ein Dokument bearbeiten und führt diese in chronologischer Reihenfolge zusammen.
• Das Versenden von E-Mails mit großen Dateianhängen wird überflüssig. Viel einfacher ist es, die Datei über OneDrive zu teilen. Die Berechtigung zur Bearbeitung kann jederzeit wieder entzogen werden.

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Microsoft hat bereits reagiert und aufgrund der aktuellen Situation die Office 365 E1 Lizenz für 6 Monate kostenlos zur Verfügung gestellt. Mehr Informationen gibt es hier: Microsoft unterstützt in der Krise